צעדים ראשונים עם Clokio

הקמת חשבון Clokio לוקחת רק כמה דקות. תירשמו כמנהל הארגון, מה שאומר שתהיה לכם שליטה מלאה על כל ההגדרות, העובדים ונתוני הנוכחות מהיום הראשון.

הרשמה שלב אחר שלב

1. 1

   גשו לדף ההרשמה. פתחו את הדפדפן ועברו לכתובת app.clokio.io/auth/register. תראו את טופס ההרשמה של Clokio.

2. 2

   הזינו את הפרטים האישיים שלכם. מלאו את שמכם המלא וכתובת האימייל. כתובת זו תשמש כפרטי ההתחברות של המנהל וככתובת לקבלת התראות חשובות (כמו בקשות חופשה וחריגות נוכחות).

3. 3

   הזינו את פרטי החברה. ציינו את שם הארגון ובחרו קוד ארגון ייחודי. קוד הארגון הוא מזהה קצר (לדוגמה, acme-corp) שהעובדים שלכם ישתמשו בו בעת ההתחברות לאפליקציה.

4. 4

   הגדירו סיסמה חזקה. בחרו סיסמה בת 8 תווים לפחות. מומלץ לשלב אותיות גדולות וקטנות, מספרים וסמלים לאבטחה מרבית.

5. 5

   שלחו ואמתו. לחצו על כפתור הרשמה. תועברו ישירות ללוח הבקרה החדש שלכם. ייתכן שיישלח אימייל אימות לאישור כתובת האימייל שלכם.

מה קורה אחרי ההרשמה?

לאחר יצירת החשבון, Clokio מגדיר אוטומטית את סביבת העבודה של הארגון שלכם. אתם הופכים למנהל הראשי עם היכולת:

• check_circle להוסיף ולנהל עובדים במחלקות ותפקידים שונים
• check_circle להגדיר מיקומי עבודה עם גדרות גיאוגרפיות מבוססות GPS
• check_circle ליצור משמרות ולשבץ לוחות זמנים לצוות
• check_circle לצפות בנתוני נוכחות בזמן אמת, דוחות וניתוחים
• check_circle לאשר או לדחות בקשות חופשה שהוגשו על ידי עובדים

לוח הבקרה של Clokio הוא מרכז הפיקוד שלכם. לאחר ההתחברות, זהו הדף הראשון שתראו. הוא מציג תמונת מצב מיידית של סטטוס הנוכחות בארגון, פעילות אחרונה וקיצורי דרך למשימות נפוצות.

תפריט הניווט הצדי

בצד שמאל של המסך (או דרך תפריט ההמבורגר בנייד), תמצאו את סרגל הניווט הראשי. הוא מאורגן במקטעים לוגיים:

• space_dashboard לוח בקרה -- דף הסקירה הראשי עם כרטיסי סטטיסטיקה ופעילות אחרונה
• group עובדים -- ניהול חברי הצוות, צפייה בפרופילים והוספת עובדים חדשים
• pending_actions נוכחות -- תצוגת נוכחות יומית, היסטוריית נוכחות מלאה ודוחות חריגות
• event_available חופשות -- צפייה וניהול בקשות חופשה, הגדרת מדיניות ויתרות חופשה
• location_on מיקומים -- הגדרת מיקומי עבודה פיזיים וגדרות גיאוגרפיות
• schedule משמרות -- יצירה וניהול משמרות עבודה, שיבוץ עובדים ללוחות זמנים
• settings הגדרות -- הגדרות ארגון, מחלקות, תפקידים, העדפות מערכת ומפתחות API

כרטיסי סטטיסטיקה מהירים

בראש לוח הבקרה תמצאו ארבעה כרטיסי סיכום שמתעדכנים בזמן אמת לאורך היום. הם מספקים תחושה מיידית של המצב הנוכחי:

עדכון פעילות אחרונה

מתחת לכרטיסי הסטטיסטיקה, לוח הבקרה מציג עדכון פעילות בזמן אמת עם האירועים האחרונים בארגון. זה כולל:

• check_circle דיווחי כניסה ויציאה של עובדים עם חותמות זמן ומיקום
• check_circle התחלות וסיומי הפסקות
• check_circle בקשות חופשה חדשות הממתינות לאישורכם
• check_circle חריגות נוכחות כמו יציאה שלא דווחה או ניסיונות כניסה מחוץ לגדר הגיאוגרפית

כל רשומת פעילות מציגה את שם העובד, הפעולה שבוצעה, השעה שבה התרחשה ואת המיקום (במידה ורלוונטי). ניתן ללחוץ על כל רשומה כדי לראות פרטים נוספים או לנווט ישירות לרשומת הנוכחות הרלוונטית.

פעולות מהירות

לוח הבקרה מציע גם כפתורי פעולה מהירה למשימות שתבצעו בתדירות גבוהה. הם מאפשרים לכם לקפוץ ישירות לתהליכי עבודה נפוצים מבלי לנווט בתפריטים:

• person_add הוספת עובד -- פתיחת טופס עובד חדש ישירות מלוח הבקרה
• today צפייה בנוכחות היום -- מעבר לסקירת הנוכחות היומית של היום
• event_note חופשות ממתינות -- סקירה ואישור/דחייה של בקשות חופשה שממתינות

עקבו אחר שמונת השלבים הבאים כדי שהארגון שלכם יהיה מוגדר לחלוטין ומוכן למעקב נוכחות. תוכלו להשלים אותם לפי הסדר, או לדלג בהתאם למה שדחוף ביותר לצוות שלכם. אנו ממליצים לבצע אותם ברצף לחוויית הגדרה חלקה יותר.

1. 1

   השלימו את פרופיל החברה

   עברו להגדרות ומלאו את שם החברה, העלו את הלוגו, הגדירו את אזור הזמן והוסיפו פרטי יצירת קשר. אזור הזמן חשוב במיוחד מכיוון ש-Clokio משתמש בו לחישוב חותמות זמן של נוכחות, שעות התחלה/סיום משמרות ותאריכי דוחות. ראו מקטע פרופיל חברה לפרטים.

2. 2

   הוסיפו מחלקות ותפקידים

   צרו את המבנה הארגוני שמשקף את החברה שלכם. הוסיפו מחלקות (כמו הנדסה, שיווק, תפעול) ותפקידים בתוכן (כמו מנהל, מפתח, אנליסט). זה עוזר לסנן דוחות נוכחות ולארגן עובדים. ראו מחלקות ותפקידים.

3. 3

   הגדירו ימי ושעות עבודה

   הגדירו באילו ימים בשבוע הארגון פועל ומהן שעות העבודה הצפויות. זה משתנה לפי אזור -- לדוגמה, ראשון עד חמישי נפוץ בישראל, בעוד שני עד שישי מקובל במקומות אחרים. Clokio משתמש בנתון זה כדי לקבוע נוכחות צפויה ולסמן היעדרויות. ראו ימי ושעות עבודה.

4. 4

   הוסיפו מיקומי עבודה עם גדר גיאוגרפית

   הגדירו כל מיקום פיזי שבו העובדים שלכם עובדים. לכל מיקום, הגדירו גדר גיאוגרפית מבוססת GPS -- גבול וירטואלי סביב מקום העבודה. כשעובדים מדווחים כניסה, Clokio מוודא שהם נמצאים בתוך גבול זה. זה מונע דיווחי כניסה ממיקומים לא מורשים. ראו מיקומים וגדרות גיאוגרפיות.

5. 5

   צרו משמרות

   הגדירו את משמרות העבודה שהארגון שלכם משתמש בהן. משמרת כוללת שעות התחלה וסיום לכל יום עבודה. ייתכן שתהיה לכם משמרת סטנדרטית אחת (לדוגמה, 9:00 עד 17:00) או מספר משמרות לצוותים שונים (בוקר, צהריים, לילה). ראו משמרות ושיבוצים.

6. 6

   הוסיפו עובדים

   הוסיפו את חברי הצוות אחד אחד או השתמשו בייבוא CSV המרובה. לכל עובד תספקו שם, אימייל, מספר עובד (NIP), מחלקה, תפקיד ושיוך למשמרת. כל עובד יקבל הזמנה להוריד ולהגדיר את אפליקציית Clokio. ראו הוספת עובדים.

7. 7

   התקינו את האפליקציה

   בקשו מהעובדים להוריד את אפליקציית Clokio מ-App Store או מ-Google Play. כדי להתחבר, הם יצטרכו את האימייל, הסיסמה וקוד הארגון שלכם. האפליקציה היא המקום שבו העובדים מדווחים כניסה ויציאה, מגישים בקשות חופשה וצופים בהיסטוריית הנוכחות שלהם.

8. 8

   התחילו לעקוב אחר נוכחות

   זהו -- אתם מוכנים! ברגע שהעובדים יתחברו לאפליקציה, הם יוכלו להתחיל לדווח כניסה ויציאה. כל נתוני הנוכחות זורמים בזמן אמת ללוח הבקרה שלכם. תראו רשומות מופיעות בדף הנוכחות היומית והסטטיסטיקות בלוח הבקרה יתחילו להתמלא מיד.