מעקב וניטור נוכחות

הדרך העיקרית שבה עובדים מתעדים את הנוכחות שלהם ב-Clokio היא באמצעות האפליקציה הסלולרית, הזמינה גם ב-iOS וגם ב-Android. תהליך דיווח הכניסה והיציאה תוכנן להיות מהיר (פחות מ-10 שניות) תוך שילוב מספר שכבות אימות כדי להבטיח דיוק ולמנוע הונאות.

הנה בדיוק מה שקורה כאשר עובד מדווח כניסה:

שלב אחר שלב: דיווח כניסה

1. 1 העובד פותח את אפליקציית Clokio בטלפון ורואה את מסך הנוכחות הראשי.
2. 2 הוא לוחץ על כפתור "דיווח כניסה". האפליקציה מבקשת מיידית את מיקום ה-GPS הנוכחי משירותי המיקום של הטלפון.
3. 3 האפליקציה שולחת את קואורדינטות ה-GPS לשרת, שם Clokio בודק האם העובד נמצא בתוך גבולות הגדר הגיאוגרפית של המיקום המשויך אליו. אם הוא מחוץ לגבול, דיווח הכניסה נדחה עם הודעת שגיאה ברורה.
4. 4 אם אימות ביומטרי מופעל, העובד מתבקש לאמת את זהותו באמצעות Face ID, טביעת אצבע, או זיהוי פנים (ראו את חלק האימות הביומטרי להלן לפרטים).
5. 5 לאחר שכל האימותים עוברים, רשומת הנוכחות נוצרת עם חותמת זמן מדויקת וקואורדינטות GPS. העובד רואה מסך אישור המציג את שעת דיווח הכניסה שלו.

שלב אחר שלב: דיווח יציאה

תהליך דיווח היציאה עוקב אחר אותו מהלך אימות:

1. 1 העובד לוחץ על "דיווח יציאה" באפליקציה.
2. 2 מיקום ה-GPS מאומת מול הגדר הגיאוגרפית (כמו בדיווח כניסה).
3. 3 אימות ביומטרי מתבצע אם הוא מופעל.
4. 4 שעת היציאה נרשמת, וסך שעות העבודה ליום מחושב אוטומטית (שעת יציאה פחות שעת כניסה, פחות משך הפסקה).

מה נרשם

כל אירוע דיווח כניסה ויציאה שומר את הנתונים הבאים:

Clokio עוקב אחר הפסקות עובדים בנפרד מזמן העבודה הרגיל. זה מעניק לכם שעות עבודה נטו מדויקות ומסייע להבטיח שעובדים לוקחים הפסקות מתאימות לאורך היום. מעקב הפסקות מובנה ישירות באפליקציה הסלולרית, מה שהופך אותו לקל מאוד עבור עובדים לתעד את זמן ההפסקה שלהם.

כיצד הפסקות עובדות

1. 1 לאחר דיווח כניסה, העובד רואה כפתור "התחל הפסקה" באפליקציה. הוא לוחץ עליו כאשר עוזב את עמדת העבודה לארוחת צהריים, הפסקת קפה, או כל תקופת מנוחה אחרת.
2. 2 האפליקציה רושמת את שעת תחילת ההפסקה ומשנה את סטטוס העובד ל"בהפסקה" בזמן אמת.
3. 3 כאשר העובד חוזר, הוא לוחץ על "סיום הפסקה". האפליקציה רושמת את שעת סיום ההפסקה ומחשבת את משך ההפסקה הכולל.
4. 4 זמן ההפסקה מופחת מסך שעות העבודה בעת חישוב זמן העבודה נטו ליום.

משך הפסקה צפוי

מנהלים יכולים להגדיר משך הפסקה צפוי לכל משמרת (לדוגמה, 30 דקות או 60 דקות). כאשר זמן ההפסקה בפועל של עובד חורג מהמשך הצפוי, המערכת מסמנת זאת כזמן הפסקה חריג בלוח החריגות. זה מסייע לזהות דפוסים של הפסקות ארוכות מדי מבלי לנהל את הצוות באופן מיקרוסקופי.

סטטוס הפסקה בזמן אמת בלוח הבקרה

לוח הבקרה למנהלים מציג סטטוס הפסקה בזמן אמת. כאשר עובד מתחיל הפסקה, מחוון הסטטוס שלו משתנה מ"נוכח" ל"בהפסקה" תוך שניות. זה מעניק למנהלים שקיפות מיידית לגבי כמה חברי צוות נמצאים כרגע בהפסקה לעומת עובדים באופן פעיל.

אחד האתגרים הגדולים ביותר בניהול נוכחות הוא דיווח נוכחות במקום אחר (buddy punching) -- כאשר עובד אחד מדווח כניסה בשם עובד אחר. זוהי צורה נפוצה של גניבת זמן שעולה לעסקים כסף רב. תכונת האימות הביומטרי של Clokio מבטלת לחלוטין תופעה זו על ידי הבטחה שהאדם המדווח נוכחות הוא אכן העובד שבבעלותו החשבון.

כיצד אימות ביומטרי עובד

Clokio תומך בשתי צורות של אימות ביומטרי, שתיהן מתבצעות לחלוטין במכשיר של העובד לצורך פרטיות ומהירות מרביות:

הגדרת אימות ביומטרי

1. 1 בלוח הבקרה למנהלים, עברו אל הגדרות מערכת ומצאו את חלק "אימות".
2. 2 בחרו האם אימות ביומטרי נדרש (חובה לכל דיווחי הכניסה) או אופציונלי (זמין אך לא נאכף).
3. 3 אם משתמשים בזיהוי פנים, ודאו שכל העובדים העלו תמונת פרופיל ברורה דרך האפליקציה או לוח הבקרה. המערכת משתמשת בתמונה זו כתמונת הייחוס להתאמת פנים.
4. 4 שמרו את ההגדרות. השינוי נכנס לתוקף מיידית לכל העובדים בארגון שלכם.

פרטיות ואבטחה

Clokio מתייחס ברצינות לפרטיות העובדים בכל הנוגע לנתונים ביומטריים:

• shield עיבוד על המכשיר: השוואת הפנים מתבצעת מקומית על טלפון העובד. שום נתון ביומטרי אינו מועבר לשרתי Clokio.
• shield ללא אחסון ביומטרי: Clokio שומר רק את תמונת הפרופיל (שהעובד העלה מרצונו) ותוצאת עובר/נכשל של האימות. נתונים ביומטריים גולמיים (מפות פנים, נתוני טביעת אצבע) לעולם אינם נשמרים על השרתים שלנו.
• shield ביומטריה של המכשיר: אימות טביעת אצבע משתמש באנקלייב המאובטח של הטלפון, המבודד מכל האפליקציות כולל Clokio.

לוח הבקרה למנהלים מספק תצוגה בזמן אמת ובמבט אחד של נוכחות כל כח העבודה שלכם ליום הנוכחי. זהו המסך שרוב המנהלים והממונים בודקים דבר ראשון בבוקר (ולאורך כל היום) כדי להבין מי עובד, מי חסר ומי דורש תשומת לב.

מחווני סטטוס בזמן אמת

כל עובד בסקירה היומית מוצג עם מחוון סטטוס צבעוני שמתעדכן בזמן אמת:

מה ניתן לראות בסקירה היומית

דף הנוכחות היומי מציג סרגל סיכום בראש הדף עם ספירות כוללות (כמה נוכחים, נעדרים, מאחרים, בהפסקה) ולאחריו רשימה מפורטת של כל העובדים. לכל עובד ניתן לראות:

• check_circle שעת כניסה: מתי הגיעו היום
• check_circle שעת יציאה: מתי עזבו (אם כבר דיווחו יציאה)
• check_circle סך שעות עבודה: ספירה שוטפת המתעדכנת בזמן אמת כל עוד הם עדיין מדווחים כנוכחים
• check_circle זמן הפסקה: סך משך ההפסקות ליום
• check_circle דקות איחור: אם רלוונטי, כמה דקות העובד איחר
• check_circle מיקום: מאיזה מיקום דיווחו נוכחות

צלילה לפרטי עובד

לחצו על שורת כל עובד בסקירה היומית כדי לראות את יומן הנוכחות המפורט שלו ליום. זה כולל את קואורדינטות ה-GPS המדויקות של דיווח הכניסה/יציאה, חותמות זמן של התחלה/סיום הפסקה, חריגות שסומנו ושיטת האימות שנעשה בה שימוש. תצוגה מפורטת זו שימושית בעת חקירת סכסוכי נוכחות או אימות רשומות לצורכי שכר.

Clokio מנטר באופן רציף את נתוני הנוכחות ומזהה אוטומטית דפוסים שחורגים מלוח הזמנים הצפוי. חריגות אלו נקראות חריגות (anomalies). במקום לבדוק ידנית את הנוכחות של כל עובד בכל יום, תוכלו להסתמך על לוח החריגות שיציג רק את הרשומות הדורשות את תשומת לבכם.

סוגי חריגות שמזוהות

המערכת מזהה אוטומטית את בעיות הנוכחות הבאות:

לוח החריגות

דף החריגות מספק תצוגה מרכזית של כל בעיות הנוכחות הדורשות תשומת לב מנהלית. ניתן:

1. 1 לסנן לפי טווח תאריכים כדי להתמקד ביום, שבוע או חודש ספציפי.
2. 2 לסנן לפי סוג חריגה (לדוגמה, להציג רק דיווחי יציאה חסרים או רק איחורים).
3. 3 לסנן לפי עובד או מחלקה כדי לצמצם את התוצאות.
4. 4 לנקוט פעולה על כל חריגה: להוסיף דיווח יציאה חסר, לאשר את האיחור, או לסמן למעקב עם העובד.

התראות למנהלים

Clokio יכול להודיע למנהלים כאשר מזוהות חריגות. אם הגדרתם Webhooks (Teams, Slack, Discord, או נקודות קצה HTTPS מותאמות אישית), התראות חריגה נשלחות בזמן אמת. כלומר אינכם צריכים להשאיר את לוח הבקרה פתוח כל היום -- תקבלו התראה ברגע שמשהו חריג קורה, כמו עובד שמנסה לדווח כניסה מחוץ לגדר הגיאוגרפית.