הגדרת ארגון

פרופיל החברה הוא הבסיס של סביבת העבודה שלכם ב-Clokio. הוא מגדיר כיצד הארגון שלכם מוצג בכל המערכת -- בלוח הבקרה, בדוחות ובמסכים הפונים לעובדים. הגדרה נכונה מבטיחה שכל חותמות הזמן, ההתראות והנתונים יהיו מותאמים לפעילות העסקית בפועל.

כיצד לעדכן את פרופיל החברה

1. 1

   נווטו להגדרות. לחצו על הגדרות בתפריט הניווט הצדי. תמצאו את מקטע פרופיל החברה בראש דף ההגדרות.

2. 2

   הגדירו את שם החברה. זהו השם הרשמי שמופיע בכותרת לוח הבקרה, באפליקציית העובד ובכל הדוחות שנוצרים. וודאו שהוא תואם לשם העסקי המשפטי או המוכר שלכם.

3. 3

   העלו את לוגו החברה. הוסיפו את הלוגו שלכם (גודל מומלץ: 200x200 פיקסלים, בפורמט PNG או JPG). הלוגו מופיע בסרגל הצדי של לוח הבקרה ובמסך ההתחברות של האפליקציה. לוגו מקצועי עוזר לעובדים לזהות את הארגון הנכון.

4. 4

   בחרו את אזור הזמן. בחרו את אזור הזמן של המשרד הראשי שלכם. זו הגדרה קריטית -- Clokio שומר את כל רשומות הנוכחות ב-UTC אך מציג אותן באזור הזמן שבחרתם. אם העובדים שלכם מדווחים כניסה ב-9:00 בבוקר שעון מקומי, המערכת צריכה את אזור הזמן הנכון כדי להציג ולחשב זאת במדויק.

5. 5

   הגדירו את המדינה. בחרו את המדינה שבה העסק שלכם פועל. זה עוזר ל-Clokio להציע ברירות מחדל מתאימות לימי עבודה (לדוגמה, ראשון-חמישי לישראל או שני-שישי לארצות הברית).

6. 6

   הוסיפו פרטי יצירת קשר. הזינו את מספר הטלפון ואימייל יצירת הקשר של החברה. מידע זה יכול להיות מוצג לעובדים אם הם צריכים לפנות להנהלה.

7. 7

   שמרו את השינויים. לחצו על כפתור שמירה כדי להחיל את הגדרות הפרופיל. השינויים נכנסים לתוקף מיידית בכל המערכת.

מחלקות ותפקידים מרכיבים את ההיררכיה הארגונית שלכם ב-Clokio. מבנה זה מאפשר לכם לקבץ עובדים באופן לוגי, לסנן דוחות נוכחות לפי צוות, ולהקצות משמרות ומיקומים רלוונטיים לקבוצות ספציפיות. הגדרה זו לפני הוספת עובדים חוסכת לכם זמן ושומרת על הכל מסודר מההתחלה.

יצירת מחלקות

מחלקות מייצגות את החטיבות העיקריות בחברה שלכם. דוגמאות נפוצות כוללות:

1. 1

   עברו להגדרות ומצאו את מקטע מחלקות.

2. 2

   לחצו על כפתור הוספת מחלקה.

3. 3

   הזינו את שם המחלקה (לדוגמה, "הנדסה") ותיאור אופציונלי. לחצו על שמירה.

4. 4

   חזרו על הפעולה עבור כל מחלקה בארגון שלכם.

יצירת תפקידים

תפקידים מייצגים כותרות עבודה או תפקודים בתוך המחלקות שלכם. הם עוזרים לזהות מה כל עובד עושה ושימושיים לסינון נתוני נוכחות לפי תפקיד. דוגמאות כוללות:

• check_circle מפתח תוכנה -- לחברי צוות הנדסה שכותבים קוד
• check_circle מעצב UI/UX -- לחברי צוות העובדים על עיצוב מוצר
• check_circle ראש צוות -- למנהלים המפקחים על צוות
• check_circle נציג מכירות -- לאנשי מכירות הפונים ללקוחות
• check_circle רכז משאבי אנוש -- לאנשי משאבי אנוש

כדי להוסיף תפקיד, עברו להגדרות, מצאו את מקטע תפקידים, לחצו על הוספת תפקיד, הזינו את שם התפקיד ושמרו. תפקידים הם ברמת הארגון כולו, כלומר כל עובד בכל מחלקה יכול להיות משויך לכל תפקיד.

הגדרת ימי ושעות העבודה שלכם אומרת ל-Clokio מתי לצפות לנוכחות מהעובדים. תצורה זו היא יסודית -- היא מניעה את זיהוי ההיעדרויות, חישובי האיחורים ומעקב השעות הנוספות. בלעדיה, המערכת לא תדע להבדיל בין יום חופש ליום עבודה שהוחמץ.

הגדרת ימי עבודה

ימי עבודה מגדירים באילו ימים בשבוע הארגון שלכם פועל. Clokio תומך בכל שילוב של ימים, ומתאים לתקנים אזוריים שונים:

1. 1

   עברו להגדרות ומצאו את תצורת ימי עבודה. ניתן גם להגדיר ימי עבודה לכל מיקום בנפרד תחת הגדרות המיקומים.

2. 2

   החליפו כל יום בשבוע בין מופעל לכבוי. ימים מופעלים הם ימי עבודה; ימים כבויים הם ימי מנוחה. בימי מנוחה, לא צפויה מהעובדים כניסה והיעדרויות לא יסומנו.

3. 3

   לחצו על שמירה להחלה. ימי עבודה אלו חלים כברירת מחדל על הארגון שלכם.

הגדרת שעות עבודה יומיות

שעות עבודה מגדירות את שעות ההתחלה והסיום הצפויות לכל יום עבודה. שעות אלו משמשות לקביעת:

• check_circle איחורים -- כל כניסה לאחר שעת ההתחלה (בהתחשב בתקופת חסד) מסומנת כאיחור
• check_circle יציאות מוקדמות -- יציאות לפני שעת הסיום מסומנות לבדיקה
• check_circle שעות נוספות -- שעות עבודה מעבר לשעת הסיום מחושבות כשעות נוספות
• check_circle משך עבודה צפוי -- סה"כ השעות הצפויות ליום לצורכי דיווח

שעות עבודה מוגדרות כחלק מהגדרות המשמרת. כשאתם יוצרים משמרת (מכוסה במדריך משמרות ושיבוצים), אתם מגדירים שעות התחלה וסיום ספציפיות לכל יום בשבוע. זה מאפשר למשמרות שונות לקבוע שעות שונות.

לוחות זמנים שונים לכל מיקום

אם הארגון שלכם פועל במספר מיקומים עם לוחות זמנים שונים, Clokio תומך בכך באמצעות ימי עבודה ייחודיים לכל מיקום. לכל מיקום יכולים להיות ימי עבודה משלו, ללא תלות בברירת המחדל של הארגון. לדוגמה:

• location_on משרד תל אביב -- ראשון עד חמישי (שבוע עבודה ישראלי סטנדרטי)
• location_on משרד לונדון -- שני עד שישי (שבוע עבודה בריטי סטנדרטי)
• location_on חנות קמעונאית -- ראשון עד שבת עם רוטציית משמרות שונה

ימי עבודה ייחודיים למיקום מוגדרים בעת הגדרת כל מיקום. ראו את מדריך מיקומים וגדרות גיאוגרפיות להנחיות על הגדרת לוחות זמנים לכל מיקום.

הגדרות המערכת מאפשרות לכם לכוונן את האופן שבו Clokio מנהל מעקב נוכחות בכל הארגון. הגדרות אלו קובעות את הכללים והסיפים שמנהלים את הפעילות היומיומית -- ממה שנחשב "איחור" ועד מתי המערכת מבצעת יציאה אוטומטית.

יציאה אוטומטית

לפעמים עובדים שוכחים לדווח יציאה בסוף יום העבודה. הגדרת היציאה האוטומטית מונעת מרשומות נוכחות פתוחות להישאר ללא הגבלה. כאשר מופעלת, Clokio מוציא אוטומטית כל עובד שנשאר מחובר מעבר לשעה שנקבעה.

ברירות מחדל למשך הפסקה

הגדירו את משך ההפסקה הצפוי כברירת מחדל לארגון שלכם. נתון זה משמש לחישוב שעות עבודה נטו. כשעובד לוקח הפסקה, המערכת עוקבת אחר משך ההפסקה בפועל ומשווה אותו מול ברירת מחדל זו. הגדרות נפוצות כוללות:

• restaurant 30 דקות -- הפסקת צהריים סטנדרטית לימי עבודה קצרים יותר
• restaurant 45 דקות -- נפוץ במקומות עבודה רבים באירופה ובישראל
• restaurant 60 דקות -- הפסקת צהריים מלאה בת שעה

סיפי שעות נוספות

הגדירו את מספר שעות העבודה היומיות שלאחריהן זמן נוסף נספר כשעות נוספות. לדוגמה, אם יום העבודה הסטנדרטי הוא 8 שעות, כל זמן מעבר לכך מסומן כשעות נוספות בדוחות. הגדרה זו חשובה לארגונים שצריכים לעקוב אחר שעות נוספות לצורכי שכר או עמידה בתקנות.

תקופת חסד לאיחורים

תקופת החסד היא מרווח (בדקות) לאחר שעת ההתחלה המתוכננת שבו כניסה עדיין נחשבת בזמן. זה מונע מעיכובים קלים להיות מסומנים כאיחורים.

מינימום שעות עבודה

הגדירו את מספר השעות המינימלי שעובד צריך לעבוד ביום. אם עובד מדווח יציאה לפני שהגיע למינימום זה (וזה לא יום חופשה), רשומת הנוכחות יכולה להיות מסומנת לבדיקה. זה עוזר לזהות עובדים שעוזבים מוקדם משמעותית.

העדפות התראות

שלטו באילו התראות אתם והצוות שלכם מקבלים. Clokio יכול לשלוח התראות על אירועים שונים:

• check_circle בקשות חופשה חדשות שהוגשו על ידי עובדים
• check_circle חריגות נוכחות (יציאות שלא דווחו, כניסות מחוץ לגדר הגיאוגרפית)
• check_circle סיכום נוכחות יומי בסוף היום
• check_circle התראות Webhook לשירותים חיצוניים (Slack, Teams, Discord)