עוברים מ-Clockify ל-Clokio: מדריך מיגרציה מעשי

לפני שעוברים: לדעת מה מעבירים

סביבת Clockify שבשימוש כמה שנים מחזיקה בדרך כלל ארבעה סוגי נתונים: לקוחות, פרויקטים (עם תעריפים והגדרות חיוב), רשומות זמן (ההיסטוריה) ותצורה (חברי צוות, תגיות והגדרות). מיגרציה טובה מתייחסת לכל אחד אחרת - ומדריך כן אומר מראש מה עובר אוטומטית ומה בונים מחדש או שומרים בארכיון. זה בדיוק מה שהמדריך הזה עושה למעבר מ-Clockify ל-Clokio.

הגרסה הקצרה: לקוחות ופרויקטים עוברים נקי, את התצורה בונים מחדש תוך פחות משעה לצוות קטן, ואת היסטוריית רשומות הזמן העמוקה עדיף לשמר כקבצי ייצוא ולא לייבא - מסיבות שנסביר.

מה זו Clokio (ולמה צוותים עוברים)

Clokio מכסה את הליבה של Clockify - טיימר חי, הזנה ידנית, פרויקטים, לקוחות, תעריפים, תקציבים ודוחות עם ייצוא ל-Excel, CSV ו-PDF - וממשיכה הלאה: הפקת חשבוניות מובנית, ניהול משימות עם לוחות קנבן, מסמכי צוות, הקלטות מסך, נוכחות מבוססת GPS וניהול חופשות. צוותים עוברים בדרך כלל מאחת משתי סיבות: הם רוצים שהשעות ייגמרו בחשבונית בלי שלב ייצוא, או שהם מאחדים כלי מעקב, כלי משימות ומערכת נוכחות לפלטפורמה אחת. להשוואה מפורטת ראו Clokio מול Clockify.

שלב 1: מייצאים הכול מ-Clockify

לפני כל דבר אחר, מוציאים את הנתונים מ-Clockify כל עוד המנוי והגישה פעילים:

1. פותחים את הדוחות ב-Clockify, בוחרים את טווח התאריכים המלא של ההיסטוריה, ומייצאים את הדוח המפורט כ-CSV.
2. בסביבה גדולה חוזרים על זה שנה-שנה - קבצים קטנים קל יותר לשמור ולפתוח אחר כך.
3. מייצאים את רשימת הפרויקטים ואת רשימת הלקוחות.
4. שומרים את הקבצים במקום קבוע שבשליטת הצוות.

הייצואים האלה הם התיעוד ההיסטורי שלכם. שאלת חיוב על מרץ שעבר לא צריכה את הנתונים בתוך הכלי החדש - היא צריכה קובץ שאפשר לפתוח.

שלב 2: מעבירים לקוחות ופרויקטים

לקוחות ופרויקטים הם הנתונים המבניים - החלק ששווה להעביר במדויק, כי כל מה שחדש נתלה עליהם.

הייבוא המלווה

ל-Clokio יש כלי צד-שרת לייבוא לקוחות ופרויקטים מסביבת Clockify דרך ה-API של Clockify - תהליך שמריץ מנהל מערכת, לא כפתור בדשבורד. אחרי ההרשמה, פונים לצוות Clokio עם מפתח ה-API ומזהה סביבת העבודה של Clockify, ומבנה הלקוחות והפרויקטים מועבר עבורכם. וכאן האותיות הקטנות בכנות: זהו שלב מיגרציה מלווה, והוא מכסה מבנה (לקוחות ופרויקטים), לא רשומות זמן.

או בונים ידנית

בסביבה קטנה, בנייה מחדש היא באמת מהירה: יצירת לקוח לוקחת שניות, ופרויקט הוא שם, צבע, לקוח, תעריף שעתי ודגל חיוב. סביבה של עשרה לקוחות ועשרים וחמישה פרויקטים היא עבודה של אחר צהריים, ואגב זה גם ניקיון - רוב סביבות Clockify הוותיקות סוחבות פרויקטים מתים שאף אחד לא העז להעביר לארכיון.

מגדירים את מה ש-Clockify לא יכלה

תוך כדי הקמת הפרויקטים, מגדירים את מה שמרוויחים במעבר: תקציבי פרויקט (כוללים או חודשיים, עם התראות אוטומטיות למנהל כשפרויקט מתקרב לסף) ולוחות משימות פר פרויקט אם מתכננים לנהל גם את העבודה ב-Clokio.

שלב 3: מחליטים מה עושים עם היסטוריית הרשומות

זה השלב שבו מדריכי מיגרציה נוטים להבטיח יותר מדי, אז הנה העמדה הכנה: ב-Clokio אין ייבוא עצמאי בכמות של רשומות זמן מ-Clockify. רשומות ישנות נושאות הנחות - מזהי משתמשים של Clockify, מבני תגיות, הגדרות סביבה - שכמעט אף פעם לא ממופות אחד-לאחד למערכת חדשה, והיסטוריה מיובאת שגויה-בעדינות גרועה מקבצי ייצוא שנכונים בדיוק.

מה שעובד טוב בפועל:

• בוחרים תאריך מעבר - ה-1 בחודש אידיאלי, כי הוא מתיישר עם תקופות החיוב.
• שומרים את ייצואי Clockify משלב 1 כתיעוד המוסמך לכל מה שלפני המעבר.
• מחייבים את חודש המעבר בזהירות: שעות שלפני המעבר מחויבות מהייצוא של Clockify; שעות שאחריו מגיעות מסקירת החיוב של Clokio.
• אם כמה פרויקטים פעילים צריכים רציפות, מוסיפים ידנית רשומות מסכמות לשעות החודש הנוכחי, כדי שהתקציבים יתחילו מהמספר הנכון.

שלב 4: מעבירים את הצוות

1. מזמינים את חברי הצוות ל-Clokio ומגדירים תפקידים - עובדים מקבלים את הטיימר, הדוחות שלהם והנתונים שלהם; מנהלים רואים הכול.
2. בונים מחדש את התגיות השוטפות. ב-Clokio תגיות הן תוויות משותפות עם צבעים, בשימוש גם בטיימר וגם במודול המשימות.
3. ביום המעבר כולם מפעילים את הטיימר הראשון. טיימר הרשת והאפליקציה מסונכרנים בזמן אמת, כך שלא משנה איך כל אחד עוקב - הנתונים נוחתים במקום אחד.
4. מריצים את הדוח השבועי הראשון ב-Clokio ומשווים לקצב המוכר מ-Clockify: אותם סינונים (לקוח, פרויקט, צוות, תגית), אותו קיבוץ, אותם ייצואים.

שלב 5: מדליקים את מה שבשבילו עברתם

• סקירת חיוב: בסוף החודש המלא הראשון פותחים את הסקירה פר לקוח ומפיקים את החשבונית ישירות - הצעד שפעם היה ייצוא.
• משימות: מקשרים רשומות טיימר למשימות כדי שלשעות יהיה הקשר. לוחות, תתי-משימות, צ'קליסטים ותלויות כבר שם כשתרצו אותם.
• התראות תקציב: נותנים ל-Clokio לשמור על תקציבי הפרויקטים מדי יום, במקום לגלות חריגות בדוח החודשי.

צ'קליסט מיגרציה

1. מייצאים מ-Clockify דוחות מפורטים מלאים, לקוחות ופרויקטים (CSV).
2. יוצרים ארגון ב-Clokio ומזמינים מנהל.
3. מעבירים לקוחות ופרויקטים: ייבוא מלווה (פונים לצוות עם מפתח ה-API ומזהה הסביבה) או בנייה ידנית.
4. מגדירים תעריפים, דגלי חיוב ותקציבים לכל פרויקט פעיל.
5. בוחרים תאריך מעבר; שומרים את ייצואי Clockify כתיעוד של מה שלפניו.
6. מזמינים את הצוות, בונים תגיות, ומתחילים לעקוב מהיום הראשון.
7. משווים את דוח השבוע הראשון; מחייבים את חודש המעבר משני המקורות.

שאלות נפוצות

אפשר לייבא את רשומות הזמן שלי מ-Clockify ל-Clokio?

לא כייבוא עצמאי בכמות, והמדריך הזה ממליץ לא לרצות כזה: להיסטוריה הכי טוב משרתים קובצי ה-CSV שכבר ייצאתם, שנשארים מדויקים לנצח. לקוחות ופרויקטים - המבנה שהכול החדש תלוי בו - הם מה שהייבוא המלווה מעביר.

כמה זמן לוקחת כל המיגרציה?

לצוות של עד עשרה אנשים: ייצוא מ-Clockify בפחות משעה, מבנה (מלווה או ידני) באחר צהריים, וקליטת הצוות ביום המעבר. הזמן הקלנדרי נקבע בדרך כלל על ידי בחירת תאריך מעבר נקי, לא על ידי העבודה עצמה.

אני מאבד את הדוחות של Clockify?

לא - זה בדיוק מה ששלב 1 מגן עליו. ייצוא ה-CSV המפורט שלם וקבוע, ונפתח בכל גיליון אלקטרוני. הדוחות של Clokio מכסים משם והלאה, מתאריך המעבר.

ל-Clokio יש אותו מודל חיוב ותעריפים?

מודל הליבה זהה: פרויקטים נושאים תעריף שעתי ודגל חיוב, רשומות עוקפות חיוב אחת-אחת, ודוחות מפרידים זמן לחיוב מזמן שלא לחיוב. Clokio מוסיפה תקציבי פרויקט (כוללים או חודשיים) עם התראות אוטומטיות, ואת סקירת החיוב שהופכת שעות לחשבוניות בלי ייצוא.

אפשר להריץ את שני הכלים במקביל תקופה?

אפשר, אבל קצר וחד-כיווני: עוקבים אחרי עבודה חדשה ב-Clokio, ומשתמשים ב-Clockify לקריאה בלבד. צוותים שרושמים כפול יותר משבוע-שבועיים מסיימים עם שני תיעודים חלקיים במקום מעבר אחד נקי.

מה עם האינטגרציות ותוסף הדפדפן של Clockify?

ל-Clokio אין תוסף דפדפן ואין את קטלוג האינטגרציות של Clockify. טיימרים מופעלים מדשבורד הרשת או מהאפליקציה. אם מעקב מבוסס-תוסף מרכזי אצלכם, שקלו את זה בכנות לפני המעבר - זו הסיבה האמיתית הנפוצה ביותר להישאר.

מיגרציה היא הזדמנות לשדרג את תהליך העבודה, לא רק להעביר אותו דירה. פתחו חשבון Clokio חינם ב-app.clokio.io ותנו לחשבונית של החודש הבא להיות הראשונה שלא יצאה מהכלי.

כל שמות המוצרים והחברות המוזכרים כאן הם סימנים מסחריים של בעליהם. Clokio אינה קשורה אליהם ואינה פועלת בחסותם.