מעקב זמנים ב-Clokio עונה על שאלה שונה מנוכחות. נוכחות אומרת מי היה בעבודה; מעקב זמנים אומר על מה עבדו, עבור איזה לקוח, והאם השעות לחיוב. המדריך הזה מכסה את הטיימר, רשומות ידניות, פרויקטים ולקוחות, תגיות, תקציבים וכלי הדוחות שהופכים שעות למידע ולחשבוניות.

הפעלת הטיימר

עמוד הטיימר בלוח הבקרה הוא המקום שבו מתרחש המעקב היומיומי:

כותבים תיאור קצר של מה שעובדים עליו.
בוחרים פרויקט מהרשימה.
לוחצים התחל. שעון חי מתחיל לרוץ, וכותרת הטאב בדפדפן מציגה את הזמן הרץ, כך שרואים אותו גם כשעובדים בטאב אחר.
לוחצים עצור כשמחליפים משימה או מסיימים. הרשומה נשמרת עם משך הזמן המדויק.

הרשומות מופיעות מתחת לשורת הטיימר, מקובצות לפי שבוע ויום, ורשומות דומות עם אותו תיאור ופרויקט מקובצות יחד, כך שגם יום מפוצל נקרא בצורה נקייה. מעבר עם העכבר על רשומה מאפשר לערוך זמנים, משך, תאריך או תיאור ישירות בשורה, בלי לפתוח מסך נפרד.

הטיימר גם נשאר מסונכרן בין מכשירים בזמן אמת. מפעילים טיימר באתר והוא מוצג כרץ באפליקציית Clokio; עוצרים אותו מהטלפון והעמוד באתר מתעדכן. אף פעם לא נשארים עם שני טיימרים מתחרים.

רשומות ידניות

לא הכול נרשם בזמן אמת. מעבירים את שורת הטיימר למצב ידני כדי לרשום עבודה בדיעבד: בוחרים תאריך, מזינים שעת התחלה וסיום, בוחרים פרויקט ושומרים. המצב הידני מבין גם עבודת לילה, כך שרשומה שמתחילה לפני חצות ומסתיימת אחריה מחושבת נכון.

עריכה, שכפול ומחיקה

לכל רשומה יש תפריט פעולות. אפשר לשכפל רשומה, שימושי לעבודה חוזרת, או למחוק אותה, עם שלב אישור לפני. מנהלים מנהלים את כל הרשומות; עובדים מנהלים את שלהם, ומחיקת רשומות שמורה למנהלים.

פרויקטים ולקוחות

זמן שנרשם מקבל את המשמעות שלו מהפרויקט שאליו הוא שייך.

לקוחות מייצגים את החברות או האנשים שעובדים עבורם. יוצרים אותם בעמוד הלקוחות.
פרויקטים שייכים ללקוח ונושאים צבע, תעריף שעתי אופציונלי וברירת מחדל לחיוב. יוצרים ומנהלים אותם בעמוד הפרויקטים.

כשרושמים זמן על פרויקט, הדוחות יכולים לסכם שעות לפי פרויקט, לקוח או חבר צוות, ואם לפרויקט יש תעריף שעתי, Clokio מחשבת למנהלים את הערך הכספי של השעות.

שעות לחיוב

חיוב עובד בשתי רמות:

ברירת מחדל של הפרויקט - כל פרויקט מסומן כלחיוב או לא לחיוב, ורשומות חדשות יורשות את ההגדרה.
דריסה פר רשומה - כל רשומה ניתנת לשינוי בנפרד, כך שפגישה פנימית שלא לחיוב שנרשמה תחת פרויקט לחיוב לא מזהמת את נתוני החיוב. שינוי ברשומה משפיע רק עליה, לעולם לא על ברירת המחדל של הפרויקט.

תקציבי פרויקט

פרויקטים יכולים לשאת תקציב בשעות, באחת משתי צורות:

תקציב כולל - תקרה לכל חיי הפרויקט.
תקציב חודשי - הקצאה שמתאפסת בתחילת כל חודש קלנדרי.

התקדמות התקציב גלויה בעמוד הפרויקטים, כתגית בטיימר וכעמודה בדוח המסכם כשמקבצים לפי פרויקט. כשפרויקט חוצה את סף ההתראה, המנהל מקבל התראת תקציב יומית, כך שחריגות צפות כשעוד אפשר להגיב.

תגיות

תגיות מוסיפות ממד שני לנתונים. תגית כמו "פגישות", "תמיכה" או "פיתוח" חוצה פרויקטים. מוסיפים תגיות מבורר התגיות בכל רשומה; אפשר לחפש תגיות קיימות או ליצור חדשות במקום, עם צבעים. החלת תגית על שורה מקובצת מחילה אותה על כל הרשומות בקבוצה. מערכת התגיות משותפת עם מודול ניהול המשימות של Clokio, כך שאוצר מילים אחד משרת את שניהם.

דוחות

אזור הדוחות הוא המקום שבו זמן שנרשם הופך לתובנות.

דוח מסכם

הדוח המסכם מציג סיכומים לכל טווח תאריכים, עם:

בורר טווח תאריכים עם קיצורים כמו השבוע, החודש שעבר או טווח מותאם.
מסננים מרובי בחירה לחברי צוות, לקוחות, פרויקטים, תגיות וסטטוס חיוב.
קיבוץ לפי פרויקט, לקוח או חבר צוות, עם שורות שנפתחות לרשומות הבודדות.
גרף עמודות שמחליף בין תצוגת חיוב לתצוגת פרויקטים, וגרף טבעת של ההתפלגות.

דוח מפורט

הדוח המפורט הוא טבלה שטוחה של כל רשומה בטווח, שימושי לבדיקה שורה-שורה. מנהלים יכולים לערוך רשומות ישירות מהתצוגה.

ייצוא

שני הדוחות מייצאים ל-Excel, CSV ו-PDF. הייצוא מכבד את המסננים הפעילים וממיר זמנים לאזור הזמן הנכון, כך שמה ששולחים ללקוח תואם למה שראיתם על המסך. הקבצים המיוצאים גם מוגנים מהזרקת נוסחאות גיליון, פרט אבטחה קטן שחשוב כשמשתפים קבצים.

מה עובדים רואים

לעובדים יש גישה לטיימר ולדוחות של העבודה שלהם, אבל נתונים כספיים כמו תעריפים וסכומים גלויים למנהלים בלבד. זה נאכף בשרת, לא רק מוסתר בממשק.

שאלות נפוצות

מה קורה אם שכחתי לעצור את הטיימר?

פותחים את עמוד הטיימר או את האפליקציה ועוצרים; אחר כך עורכים את שעת הסיום של הרשומה ישירות בשורה לערך האמיתי. העריכה מהירה, כך שניקוי טיימר שנשכח לוקח שניות.

אפשר להריץ את הטיימר בטלפון?

כן. אפליקציית Clokio כוללת את הטיימר, מסונכרן עם האתר בזמן אמת. ב-iOS טיימר רץ יכול להופיע גם כסטטוס חי במסך הנעילה וב-Dynamic Island; באנדרואיד התראה קבועה מציגה את הטיימר הרץ.

האם נתוני הטיימר מתערבבים עם נתוני נוכחות?

לא. הם חולקים תשתית אבל מופרדים לחלוטין כמודולים. רשומות טיימר מופיעות רק בדוחות מעקב זמנים, ותצוגות נוכחות לעולם לא כוללות אותן. לא תספרו פעמיים יום של עובד שמשתמש בשניהם.

איך שעות לחיוב הופכות לכסף?

נותנים לפרויקט תעריף שעתי ומסמנים את הרשומות הרלוונטיות כלחיוב. הדוח המסכם מציג אז למנהלים סכומים לצד שעות, ומודול החשבוניות יכול לבנות חשבונית חודשית מהשעות שנרשמו.

אפשר לרשום זמן על שבוע שעבר?

כן. עוברים למצב ידני, בוחרים כל תאריך בעבר ומזינים את הזמנים. מנהלים יכולים גם לתקן כל רשומה בדיעבד מהדוח המפורט.

מדריך מעקב זמנים ב-Clokio - טיימר, פרויקטים, שעות לחיוב ודוחות