מדריך ניהול משימות ב-Clokio - פרויקטים, לוחות, משימות ו-My Tasks
מאת Clokio Team
Clokio כוללת מודול ניהול משימות מלא, כך שאותה מערכת שעוקבת אחרי שעות עוקבת גם אחרי העבודה עצמה. משימות חיות בתוך פרויקטים, מוצגות בלוח קנבן או ברשימה בסגנון גיליון, ונפתחות למסך משימה עשיר עם תתי-משימות, צ'קליסטים, שדות מותאמים, תגובות וקבצים מצורפים. המדריך הזה עובר על ארגון פרויקטים, עבודה יומיומית עם משימות ושמירה על נראות של העומס האישי.
פרויקטים: הבית של המשימות
כל משימה שייכת לפרויקט, וכל פרויקט שייך ללקוח. המבנה זהה למבנה של מעקב הזמנים, כך ששעות ומשימות חולקות ארגון עבודה אחד. פרויקטים שולטים במי רואה מה: מזמינים חברים עם רמת שיתוף, מצפייה בלבד דרך תגובות ועד עריכה מלאה, ואפשר גם להפוך פרויקט לגלוי לכל הארגון. כל פרויקט יכול להגדיר סט סטטוסים משלו למשימות, כך שפרויקט עיצוב זורם בשלבים שונים מתור פניות תמיכה, וגם שדות מותאמים משלו.
שתי תצוגות לאותה עבודה
הלוח
תצוגת הלוח היא קנבן קלאסי: עמודה לכל סטטוס, כרטיסים שגוררים בין עמודות כדי לעדכן סטטוס, והוספה מהירה של משימות במקום. זו התצוגה הנכונה ל"מה בתהליך עכשיו".
הרשימה
תצוגת הרשימה היא טבלה בסגנון גיליון עם עריכה בתוך השורה: לוחצים על תא כדי לשנות סטטוס, עדיפות, משויכים, תאריך יעד או תגיות בלי לפתוח את המשימה. שורות של תתי-משימות נפתחות מתחת להורה, ומסננים מרובי בחירה לסטטוס, עדיפות, משויכים ותגיות מצמצמים פרויקטים גדולים מהר. זו התצוגה הנכונה לסידור ועבודה מרוכזת.
ברשימה אפשר גם לבחור כמה משימות ולהחיל פעולות מרוכזות: שינוי סטטוס או עדיפות, שיוך אנשים או החלת תגיות על הרבה משימות בבת אחת. שילובי מסננים שימושיים אפשר לשמור כתצוגות ולפתוח שוב מאוחר יותר.
מסך המשימה
לחיצה על משימה פותחת מסך משימה גדול וממורכז עם כל מה שקשור למשימה במקום אחד. שינויים נשמרים אוטומטית תוך כדי הקלדה; אין כפתור שמירה שאפשר לשכוח.
בחלק הראשי:
- כותרת, סטטוס וסימון השלמה למעלה, עם אווטרים של המשויכים לצידם.
- עדיפות, תאריך יעד ושעות מוערכות ברשת קומפקטית. תאריך היעד נפתח בחלונית לוח שנה עם קיצורים מהירים, וחזרתיות מוגדרת שם: משימה חוזרת יוצרת את עצמה מחדש לפי לוח הזמנים אחרי השלמה.
- תיאור עם טקסט עשיר: עיצוב, תמונות וסרטונים מוטמעים. לוחצים על התיאור כדי לערוך; לוחצים על תמונה כדי לפתוח במסך מלא.
- שדות מותאמים שמוגדרים ברמת הפרויקט, כך שכל פרויקט אוסף את המידע המובנה שהוא צריך.
- תתי-משימות - מפרקים משימה לפריטים קטנים, כל אחד משימה אמיתית עם משויכים וסטטוס משלה. תתי-משימות יורדות רמה אחת בלבד, מה ששומר על היררכיה קריאה.
- צ'קליסטים - רשימות מטלות קלות בתוך משימה, למעקב שלבים שלא מצדיק תתי-משימות. השלמות פריטים מופיעות בפיד הפעילות של המשימה.
- קבצים מצורפים - מעלים קבצים עד 200 MB, כולל ארכיוני zip. סרטונים מתנגנים בתוך המשימה בחלון צפייה.
- תלויות - מסמנים משימה כחוסמת או ממתינה למשימה אחרת. Clokio מונעת שרשראות מעגליות, כולל עקיפות.
בצד, פיד אחד ממוזג מציג תגובות והיסטוריית פעילות. תגובות תומכות בטקסט עשיר, אזכורי @ ששולחים התראה למי שהוזכר, ותגובות אימוג'י. היסטוריית השינויים המלאה, כל שינוי סטטוס, שיוך ועריכה, מקופלת מאחורי מתג כדי שהשיחה תישאר מקדימה. כל שינוי במשימה מתועד, כך שתמיד יש תשובה ל"מי שינה את זה ומתי".
משויכים, עוקבים והתראות
משייכים משימה לעובד אחד או יותר. מי שמשויך מתחיל אוטומטית לעקוב אחרי המשימה, ועוקבים מקבלים התראות על עדכונים. ההתראות מגיעות לאן שאנשים באמת מסתכלים: בתוך המערכת בתיבת ההתראות, במייל ובהתראות פוש בנייד. תזכורות יומיות מכסות משימות שמועדן מחר ומשימות באיחור.
כללי הרשאות שכדאי להכיר: מחיקת משימה שמורה למי שיצר אותה, ומחיקת תגובה שמורה לכותב שלה. מנהלים ומנהלי פרויקטים יכולים לערוך הכול, אבל מחיקה נשארת אישית, מה שמונע אובדן בטעות של עבודה של אחרים.
My Tasks: מרכז הפיקוד האישי
עמוד My Tasks מרכז את המשימות המשויכות אליכם מכל הפרויקטים לרשימה אחת, כך שהבוקר מתחיל במקום אחד במקום סיור בכל פרויקט. יש גם תצוגת האצלה, משימות שיצרתם ומשויכות לאחרים, מקובצות לפי פרויקט, שעונה על "למה אני מחכה מאחרים". לוח הבקרה של המנהל מציג ווידג'ט תואם עם הפריטים הפתוחים שלכם.
עבודה מהנייד
אפליקציית Clokio כוללת את מודול המשימות, כך שאפשר לבדוק, להגיב ולהשלים משימות הרחק מהשולחן. לוחות ומשימות נשארים מסונכרנים עם האתר בזמן אמת: כשעמית מזיז כרטיס, התצוגה שלכם מתעדכנת בלי רענון.
תגיות חוצות מודולים
תגיות משימות חולקות מערכת אחת עם תגיות הטיימר: אותם שמות וצבעים עובדים בשניהם. מתייגים משימה "לקוח-דחוף" ומסננים את דוח הזמנים לפי אותה תגית; אוצר מילים אחד מתאר את כל העבודה.
שאלות נפוצות
האם לתת-משימה יכולות להיות תתי-משימות משלה?
לא. תתי-משימות יורדות רמה אחת בלבד, בכוונה. אם תת-משימה גדלה לפרויקט בפני עצמו, הופכים אותה למשימה מלאה. המגבלה שומרת על לוחות ורשימות קריאים.
מה בדיוק עושה משימה חוזרת?
כשמשימה חוזרת מושלמת, Clokio יוצרת את המופע הבא לפי לוח הזמנים. שימושי לטקסים חוזרים כמו דוח שבועי או תחזוקה חודשית.
מי יכול למחוק משימה?
רק היוצר שלה, כשמנהלי הארגון מכסים משימות שהיוצר שלהן עזב. עריכה רחבה יותר: מנהלים, מנהלי פרויקטים וחברים עם הרשאת עריכה יכולים לעדכן כל משימה. ההפרדה מגנה על עבודה ממחיקה בטעות.
האם מישהו מחוץ לפרויקט יכול לראות משימה?
שיוך אדם למשימה נותן לו נראות של אותה משימה גם אם הוא לא חבר בפרויקט, וזו הדרך המיועדת לצרף מומחה חיצוני לפריט בודד. הנראות של הפרויקט עצמו נשלטת על ידי חברות והגדרת הנראות של הפרויקט.
איך מוצאים משימה מהר?
חיפוש גלובלי מוצא משימות לפי טקסט, ולכל משימה יש קישור ישיר שאפשר להדביק בצ'אט; פתיחתו מובילה ישר למסך המשימה. תצוגות שמורות עוזרות לחזור למסננים תדירים.
האם משימות מתחברות למעקב זמנים?
כן. רשומות טיימר יכולות להיות מקושרות למשימה, כך שזמן שנרשם מופיע בהקשר של העבודה, והדוחות מציגים את המאמץ מאחורי כל פרויקט.