ניהול עובדים
הוסיפו את חברי הצוות אחד אחד או בכמויות, הגדירו את הפרופילים שלהם, קבעו תפקידים והרשאות מתאימים, ושמרו על נתוני כוח האדם שלכם מסודרים ומעודכנים.
הוספת עובדים
הוספת עובדים היא אחד השלבים החשובים ביותר בהגדרת Clokio. כל עובד שתוסיפו יוכל לדווח כניסה ויציאה, להגיש בקשות חופשה ולצפות בהיסטוריית הנוכחות שלו דרך האפליקציה. כמנהל, תוכלו לעקוב אחר הנוכחות שלהם, לייצר דוחות ולנהל את לוחות הזמנים שלהם.
שלב אחר שלב: הוספת עובד בודד
- 1
נווטו לדף העובדים. לחצו על עובדים בתפריט הניווט הצדי. תראו רשימה של כל העובדים הרשומים כעת בארגון (ריקה אם טרם הוספתם מישהו).
- 2
לחצו על כפתור "הוספת עובד". תמצאו כפתור זה בפינה הימנית העליונה של דף העובדים. ייפתח טופס למילוי פרטי העובד החדש.
- 3
הזינו את שמו המלא של העובד. זהו השם שיופיע ברשומות נוכחות, דוחות ובתוך האפליקציה. השתמשו בשם המשפטי או המוכר של העובד.
- 4
הזינו את כתובת האימייל. אימייל זה משמש לפרטי ההתחברות של העובד באפליקציה. הוא חייב להיות ייחודי בתוך הארגון שלכם. וודאו שאתם משתמשים באימייל שהעובד יכול לגשת אליו, כיוון שיצטרך אותו כדי להתחבר.
- 5
הגדירו מספר עובד (NIP). ה-NIP (מספר זיהוי עובד) הוא מזהה ייחודי לעובד בתוך הארגון. זה יכול להיות מספר העובד הקיים ממערכת משאבי האנוש שלכם, מספר תג, או כל קוד ייחודי שתעדיפו. הוא משמש בדוחות וב-Public API.
- 6
הוסיפו מספר טלפון (אופציונלי). למרות שאינו נדרש, הוספת מספר טלפון יכולה להיות שימושית ליצירת קשר ולתכונות עתידיות כמו התראות SMS.
- 7
בחרו את המחלקה. בחרו מתוך המחלקות שיצרתם במהלך הגדרת הארגון. זה מסווג את העובד לצורכי דיווח וסינון.
- 8
בחרו את התפקיד. בחרו את כותרת התפקיד או התפקוד מתוך התפקידים שהגדרתם. זה עוזר לזהות את הפונקציה של העובד בתוך הארגון.
- 9
שייכו משמרת. בחרו איזה לוח משמרות העובד עוקב אחריו. המשמרת קובעת את שעות העבודה הצפויות לכל יום. אם טרם יצרתם משמרות, ראו את מדריך משמרות ושיבוצים.
- 10
הגדירו סיסמה. צרו סיסמה ראשונית לעובד. הם ישתמשו בה יחד עם האימייל וקוד הארגון שלכם כדי להתחבר לאפליקציה בפעם הראשונה. עובדים יכולים לשנות את הסיסמה שלהם מאוחר יותר דרך האפליקציה.
- 11
לחצו "שמירה" ליצירת העובד. העובד הוא כעת חלק מהארגון שלכם ויכול להתחבר מיד לאפליקציית Clokio.
lightbulb לאחר יצירת עובד, שתפו איתו את הפרטים הבאים: קישור להורדת אפליקציית Clokio (App Store או Google Play), כתובת האימייל שלו, הסיסמה הראשונית שהגדרתם, ואת קוד הארגון שלכם. הם צריכים את כל הארבעה כדי להתחבר בפעם הראשונה.
מה העובד צריך כדי להתחיל
הורדת Clokio מ-App Store או מ-Google Play.
כתובת האימייל, הסיסמה הראשונית וקוד הארגון שלכם כדי להתחבר.
GPS חייב להיות מופעל במכשיר שלהם לצורך אימות כניסה מבוסס גדר גיאוגרפית.
אם אימות ביומטרי (סלפי) מופעל, האפליקציה צריכה הרשאות מצלמה.
פרופילי עובדים
לכל עובד ב-Clokio יש פרופיל מפורט שמשמש כמרכז מידע עבור כל הנתונים שלו. ניתן לגשת לפרופיל של כל עובד על ידי לחיצה על שמו ברשימת העובדים. הפרופיל מספק תצוגה מלאה של נתוני העובד וההיסטוריה שלו.
מה נמצא בפרופיל עובד
מידע אישי
שם מלא, כתובת אימייל, מספר טלפון, מספר עובד (NIP), תמונת פרופיל וסטטוס חשבון (פעיל או לא פעיל). ניתן לערוך כל אחד מהשדות האלה בכל עת.
היסטוריית נוכחות
יומן מלא של כל כניסה, יציאה והפסקה שנרשמו על ידי עובד זה. ניתן לצפות ברשומות יומיות, לסנן לפי טווח תאריכים ולראות פרטים כמו מיקום הכניסה, האם נעשה שימוש באימות ביומטרי וסה"כ שעות עבודה ליום.
יתרת חופשות
מציג את יתרות החופשה הנוכחיות של העובד בכל סוגי החופשה (נופש, ימי מחלה, ימים אישיים וכו'). ניתן לראות כמה ימים נוצלו, כמה נותרו ואת כל היסטוריית בקשות החופשה שלהם.
מיקומים משויכים
מיקומי העבודה שהעובד מורשה לדווח כניסה מהם. עובדים יכולים לדווח כניסה רק כשהם נמצאים בתוך הגדר הגיאוגרפית של אחד מהמיקומים המשויכים אליהם. ניתן להוסיף או להסיר שיוכי מיקום מהפרופיל.
לוח משמרות
המשמרת הנוכחית המשויכת לעובד זה, כולל שעות התחלה וסיום צפויות לכל יום עבודה. ניתן לשנות את שיוך המשמרת כדי להעביר את העובד ללוח זמנים אחר.
תמונת פרופיל
עובדים יכולים להעלות תמונת פרופיל דרך האפליקציה. תמונה זו מופיעה ליד שמם בלוח הבקרה, רשימות הנוכחות ועדכוני הפעילות, ומקלה על זיהוי חברי הצוות במבט.
עובדים פעילים לעומת לא פעילים
לכל עובד יש סטטוס שיכול להיות פעיל או לא פעיל. עובדים פעילים יכולים להתחבר לאפליקציה, לדווח כניסה ויציאה ולהופיע במעקב הנוכחות היומי. עובדים לא פעילים אינם יכולים להתחבר ומוחרגים מציפיות נוכחות, אך הנתונים ההיסטוריים שלהם נשמרים במלואם.
זה שימושי כשעובד עוזב את החברה או יוצא לחופשה ממושכת. במקום למחוק אותו (מה שיסיר את היסטוריית הנוכחות שלו), תוכלו פשוט להגדיר את הסטטוס שלו ללא פעיל. אם הוא חוזר מאוחר יותר, הפעילו אותו מחדש וכל הנתונים הקודמים שלו יישארו שלמים.
info שיטה מומלצת: לעולם אל תמחקו עובד אם ברצונכם לשמור את רשומות הנוכחות שלו. השתמשו במתג פעיל/לא פעיל במקום. מחיקת עובד מסירה לצמיתות את כל הנתונים המשויכים אליו.
תפקידים והרשאות
Clokio משתמש במערכת גישה פשוטה מבוססת תפקידים עם שני תפקידים עיקריים: מנהל ועובד. לכל תפקיד יש סט הרשאות מוגדר בבירור שקובע מה המשתמש יכול לראות ולעשות במערכת.
מנהל
גישה מלאה למערכת
- צפייה וניהול כל העובדים
- צפייה בנוכחות של כל העובדים
- אישור או דחיית בקשות חופשה
- הגדרת מיקומים וגדרות גיאוגרפיות
- יצירה וניהול משמרות
- עריכת הגדרות ארגון
- יצירה וייצוא דוחות
- ניהול מפתחות API ו-Webhooks
עובד
גישה אישית בלבד
- דיווח כניסה ויציאה
- התחלה וסיום הפסקות
- צפייה בהיסטוריית נוכחות אישית
- הגשת בקשות חופשה
- צפייה ביתרת חופשות אישית
- עדכון תמונת פרופיל אישית
- קבלת התראות פוש
- אינו יכול לצפות בנתוני עובדים אחרים
כשאתם יוצרים את החשבון הראשון בעת ההרשמה, אתם מקבלים אוטומטית את תפקיד מנהל. כל העובדים שתוסיפו לאחר מכן נוצרים עם תפקיד עובד כברירת מחדל. ניתן לקדם כל עובד לסטטוס מנהל מדף הפרופיל שלו אם ברצונכם שתהיה לו גישת ניהול מלאה.
lightbulb המלצה: שמרו על מספר משתמשי המנהל קטן. בדרך כלל, רק בעלי עסקים, מנהלי משאבי אנוש או מנהלי משרד צריכים גישת מנהל. עובדים רגילים צריכים להישאר בתפקיד עובד כדי לשמור על פרטיות נתונים ולמנוע שינויי הגדרות בטעות.
ייבוא מרובה
אם יש לכם עובדים רבים להוסיף, הזנתם אחד אחד יכולה להיות מייגעת. תכונת הייבוא המרובה של Clokio מאפשרת להעלות קובץ CSV (ערכים מופרדים בפסיקים) המכיל את כל נתוני העובדים בבת אחת. זה אידיאלי לחברות עם עשרות או מאות עובדים, או בעת מעבר ממערכת נוכחות אחרת.
כיצד עובד הייבוא המרובה
- 1
הורידו את תבנית ה-CSV. בדף העובדים, לחצו על כפתור ייבוא ואז על הורדת תבנית. זה נותן לכם קובץ CSV מעוצב מראש עם כותרות העמודות הנכונות ושורה לדוגמה המראה את הפורמט הצפוי.
- 2
מלאו את התבנית בנתוני העובדים. פתחו את קובץ ה-CSV ביישום גיליון אלקטרוני (Microsoft Excel, Google Sheets, או כל עורך טקסט) והוסיפו שורה אחת לכל עובד. מלאו כל עמודה בנתונים המתאימים.
- 3
העלו את הקובץ המוכן. חזרו למסך הייבוא, לחצו על בחירת קובץ, בחרו את ה-CSV המוכן ולחצו העלאה. Clokio יאמת כל שורה ויציג לכם תצוגה מקדימה של הנתונים.
- 4
בדקו ואשרו. בדקו את התצוגה המקדימה לשגיאות אימות (אימיילים כפולים, שדות חובה חסרים וכו'). תקנו בעיות והעלו מחדש במידת הצורך. ברגע שהכל נראה תקין, אשרו את הייבוא.
עמודות CSV נדרשות
תבנית ה-CSV כוללת את העמודות הבאות. עמודות המסומנות בכוכבית (*) הן חובה:
| עמודה | חובה | תיאור | דוגמה |
|---|---|---|---|
| name | * | שם מלא של העובד | שרה כהן |
| * | אימייל ייחודי להתחברות | sarah@company.com | |
| nip | * | מספר עובד ייחודי | EMP-001 |
| department | * | חייב להתאים לשם מחלקה קיים | הנדסה |
| position | * | חייב להתאים לשם תפקיד קיים | מפתח תוכנה |
| phone | אופציונלי | מספר טלפון עם קידומת מדינה | +972501234567 |
| password | * | סיסמה ראשונית (מינימום 8 תווים) | Welcome2024! |
info חשוב: ערכי ה-department וה-position בקובץ ה-CSV חייבים להתאים בדיוק לשמות המחלקות והתפקידים שכבר יצרתם בהגדרות הארגון. אם יש חוסר התאמה (אפילו שגיאת כתיב), השורה תיכשל באימות. צרו את כל המחלקות והתפקידים לפני הרצת הייבוא.
טיפים לייבוא מוצלח
- צרו מחלקות ותפקידים קודם. וודאו שכל שמות המחלקות והתפקידים המשמשים ב-CSV כבר קיימים בהגדרות Clokio שלכם.
- וודאו אימיילים ומספרי NIP ייחודיים. שני עובדים לא יכולים לחלוק את אותה כתובת אימייל או מספר עובד. הייבוא ידחה רשומות כפולות.
- השתמשו בקידוד UTF-8. אם שמות העובדים מכילים תווים מיוחדים או כתב עברי, וודאו שקובץ ה-CSV שמור בקידוד UTF-8 כדי למנוע שיבוש תווים.
- התחילו עם אצוות ניסיון קטנה. אם אתם מייבאים עובדים רבים, נסו להעלות קובץ קטן של 3-5 רשומות קודם כדי לאשר שהפורמט נכון לפני העלאת הרשימה המלאה.
- בדקו את דוח השגיאות. אם שורות כלשהן נכשלות באימות, Clokio יגיד לכם בדיוק אילו שורות היו בעייתיות ולמה. תקנו שורות אלו ב-CSV והעלו מחדש רק את הרשומות שנכשלו.
lightbulb לאחר ייבוא מרובה מוצלח, אל תשכחו לשתף פרטי התחברות עם העובדים החדשים. כל עובד יצטרך את האימייל שלו, הסיסמה שהגדרתם ב-CSV וקוד הארגון שלכם כדי להתחבר לאפליקציה.