מדריך נוכחות ב-Clokio - החתמת שעון, משמרות, חריגות והתצוגה היומית

נוכחות היא הלב של Clokio. עובדים מחתימים כניסה ויציאה מהאפליקציה, המערכת מוודאת איפה ומתי זה קרה, ומנהלים מקבלים תמונה חיה של מי עובד ברגע זה. המדריך הזה עובר על תהליך הנוכחות המלא, מההחתמה הראשונה ועד טיפול בחריגות, כדי שגם עובדים וגם מנהלים ידעו בדיוק למה לצפות.

איך עובדת החתמת כניסה ויציאה

עובדים מדווחים נוכחות מאפליקציית Clokio ל-iOS או Android. התהליך היומי פשוט:

1. פותחים את האפליקציה ומתחברים עם פרטי ההתחברות שהמנהל יצר עבורכם.
2. לוחצים על כפתור החתמת הכניסה כשמתחילים את יום העבודה.
3. משתמשים בכפתורי ההפסקה כדי להתחיל ולסיים הפסקות במהלך היום.
4. לוחצים על החתמת יציאה בסיום. Clokio מחשבת את סך שעות העבודה אוטומטית.

שעות העבודה מחושבות תמיד בשרת מרגעי הכניסה והיציאה בפועל, כך שהנתונים בדוחות עקביים ומוגנים משינויים. הזמנים נשמרים בזמן אוניברסלי ומוצגים באזור הזמן של כל עובד, מה ששומר על דיוק גם בצוותים מבוזרים.

גדר גיאוגרפית (GPS Geofencing)

לכל מיקום עבודה ב-Clokio אפשר להגדיר גדר גיאוגרפית: נקודת מרכז ורדיוס מותר. כשעובד מחתים כניסה, האפליקציה בודקת שהמכשיר נמצא בתוך הגדר של מיקום מאושר. כך עובדים יכולים לדווח נוכחות רק כשהם באמת במקום העבודה. מנהלים מגדירים מיקומים ורדיוס באזור ההגדרות של לוח הבקרה. כדאי לבחור רדיוס רחב מספיק שיכסה חניות וכניסות לבניין, אבל הדוק מספיק כדי להיות משמעותי.

הפסקות

הפסקות הן חלק מובנה מהמערכת. לעובד בהפסקה יש סטטוס נפרד, כך שלוח הבקרה מציג שלושה מצבים במבט אחד: נוכח, בהפסקה או נעדר. זמן ההפסקה נרשם לצד זמן העבודה, כך שהדוחות משקפים שעות עבודה אמיתיות.

ימי עבודה ומשמרות

Clokio מבינה שלא כל צוות עובד שני עד שישי.

ימי עבודה לפי מיקום

כל מיקום מגדיר ימי עבודה משלו. סניף במדינה אחת יכול לעבוד ראשון עד חמישי בזמן שסניף אחר עובד שני עד שישי. תצוגות הנוכחות משתמשות בימי העבודה של המיקום כדי לסמן נכון ימים שאינם ימי עבודה.

משמרות

משמרות מגדירות שעת התחלה ושעת סיום צפויות לכל יום בשבוע. כשמשויכת משמרת, Clokio יודעת מתי העובד אמור לעבוד, וזה מה שמאפשר זיהוי איחורים ונותן הקשר לתצוגה היומית. מגדירים משמרות בלוח הבקרה ומשייכים אותן לעובדים לפי לוח הזמנים שלהם.

זיהוי חריגות

אנשים שוכחים להחתים יציאה. מכשירים מאבדים קליטה. Clokio מסמנת אוטומטית רשומות נוכחות חשודות כדי שמנהלים יוכלו לבדוק ולתקן, במקום לגלות נתונים שגויים בסוף החודש. המערכת מזהה:

• יציאה חסרה - עובד החתים כניסה אבל לא החתים יציאה.
• שעות חריגות - משמרת ארוכה מ-12 שעות, בדרך כלל שכחה של החתמת יציאה.
• כניסה מוקדמת מאוד - החתמה לפני 5:00 בבוקר.
• יציאה מאוחרת מאוד - החתמה אחרי 23:00 בלילה.

רשומות מסומנות מופיעות באזור בדיקת החריגות בלוח הבקרה, שם מנהל יכול לאשר רשומה כתקינה או לתקן את הזמנים. Clokio גם עוזרת למנוע חריגות מראש: עובדים ששכחו להחתים יציאה מקבלים תזכורת בהתראת פוש, ומנהלים מקבלים סיכום יומי במייל של משמרות שנשארו פתוחות.

תצוגת הנוכחות היומית למנהל

עמוד הנוכחות היומית בלוח הבקרה הוא חדר הבקרה של המנהל ליום הנוכחי. הוא מציג:

• כל עובד עם סטטוס חי: נוכח, בהפסקה או נעדר.
• שעות הכניסה והיציאה של היום, באזור הזמן הרלוונטי.
• טיימרים חיים לעובדים שנמצאים כרגע בעבודה.
• הנתונים מתרעננים אוטומטית בערך פעם בדקה, כך שהעמוד נשאר עדכני גם כשהוא פתוח ברקע.

מכאן מנהל יכול להיכנס לעומק היום של עובד, לתקן זמנים כשמשהו השתבש ולהוסיף הערות ניהוליות. גם עובדים יכולים לכתוב הערות משלהם על ימי הנוכחות שלהם, למשל כדי להסביר שעת התחלה חריגה, בעוד הערות המנהל נשארות גלויות למנהלים בלבד.

עריכה והערות

טעויות קורות, ו-Clokio נותנת למנהלים כלים לתקן אותן בצורה נקייה:

1. פותחים את רשומת הנוכחות מהתצוגה היומית או מהיסטוריית הנוכחות.
2. עורכים את שעת הכניסה או היציאה. שעות העבודה מחושבות מחדש אוטומטית.
3. מוסיפים הערה שמסבירה את התיקון, כך שתמיד יש תיעוד.

עובדים רואים את היסטוריית הנוכחות שלהם באפליקציה ובאתר, כולל ההערות שלהם, אבל לא יכולים לערוך זמנים או לראות הערות מנהל.

התראות ואינטגרציות

אירועי נוכחות יכולים להגיע לשאר הכלים שלכם בזמן אמת. מערכת ה-Webhooks של Clokio שולחת אירועי כניסה, יציאה והפסקה ל-Microsoft Teams, Slack, Discord או כל כתובת HTTPS, עם סינון לפי מיקום, עובד, מחלקה, טווח שעות או יום בשבוע. מנהל יכול לקבל הודעה ב-Teams ברגע שחבר הצוות שלו מגיע, בלי לפתוח את לוח הבקרה.

שאלות נפוצות

מה קורה אם עובד שוכח להחתים יציאה?

Clokio מסמנת את הרשומה כחריגת יציאה חסרה, שולחת לעובד תזכורת בפוש וכוללת את המשמרת הפתוחה במייל היומי למנהל. המנהל יכול לסגור את המשמרת עם הזמן הנכון מלוח הבקרה.

האם עובדים יכולים להחתים כניסה מהבית?

רק אם מוגדר מיקום שמכסה את הבית שלהם, או אם הארגון מגדיר מדיניות מיקום שמאפשרת זאת. בדיקת הגדר הגיאוגרפית רצה בכל החתמה, כך שנוכחות נרשמת רק ממקומות מאושרים.

האם אזורי זמן משפיעים על שעות הנוכחות?

לא. הזמנים נשמרים בזמן אוניברסלי ומוצגים באזור הזמן של העובד. עובד במדינה אחת ומנהל במדינה אחרת רואים שניהם שעות מקומיות נכונות.

האם עובד יכול לערוך את הנוכחות של עצמו?

לא. עובדים יכולים לצפות בהיסטוריה ולהוסיף הערות אישיות ליום, אבל רק מנהלים יכולים לשנות זמנים שנרשמו. כל תיקון יכול לשאת הערה, כך שההיסטוריה נשארת שקופה.

במה נוכחות שונה ממעקב הזמנים המובנה?

נוכחות עונה על השאלה "מי היה בעבודה ומתי" ומגיעה מהאפליקציה. מעקב זמנים עונה על "על מה עבדו" ומגיע מהטיימר באתר. אלו מודולים נפרדים עם דוחות נפרדים, כך שרשומות טיימר לעולם לא מתערבבות בתצוגות הנוכחות.