מדריך חשבוניות ב-Clokio - סקירה חודשית, הפקה ושיתוף

חשבוניות הן המקום שבו שעות שנרשמו הופכות לכסף. מודול החשבוניות של Clokio בנוי על נתוני מעקב הזמנים שכבר יש לכם: הוא מציג את החודש של הלקוח, מאפשר לסקור ולהתאים לפני שמשהו מחייב נוצר, ואז מפיק את המסמך עם מספר, PDF וקישור שיתוף מאובטח. המדריך הזה עובר על המקצב החודשי, תהליך ההפקה והכללים ששומרים על המספור ורשומות הלקוחות נקיים.

תהליך חודשי שמתחיל בסקירה

Clokio מפרידה בכוונה בין הסתכלות לבין יצירה. בתחילת מחזור החיוב:

1. פותחים את אזור החשבוניות. רואים את הלקוחות עם הפעילות החודשית שלהם.
2. נכנסים לחודש של לקוח. נפתח עמוד סקירה שמציג את השעות החיות שנרשמו לאותו לקוח וחודש, מחושבות ישירות ממעקב הזמנים.
3. שום דבר עוד לא נוצר. דפדוף בחודש של לקוח לא משאיר טיוטה מאחור, כך שאפשר לסקור עשרה לקוחות ולחייב רק שלושה בלי ניקיונות.

טיוטת חשבונית נוצרת רק כשפועלים: העריכה הראשונה שעושים, או לחיצה על הפקה, יוצרת את הטיוטה ומעבירה לחשבונית האמיתית. זה גם שומר על תיעוד ישר: "נוצר על ידי" של החשבונית משקף מי באמת עבד עליה, לא מי רק הסתכל.

שעות בלי לקוח מופיעות בקטגוריית "ללא לקוח" נפרדת. היא לתצוגה בלבד, תזכורת לשייך את השעות האלה לפרויקט עם לקוח לפני שאפשר בכלל לחייב אותן.

סקירה והתאמות

בחשבונית סוקרים את השורות שנבנו מהזמן שנרשם, מתאימים לפי הצורך ומאשרים את הסכומים. מכיוון שמקור הנתונים הוא מודול מעקב הזמנים, אי-התאמות עדיף לתקן במקור: מתקנים את רשומות הטיימר והחשבונית משקפת את המציאות. כשהחודש נראה נכון, מוכנים להפיק.

הפקת חשבונית

Clokio מפיקה את המסמך פנימית: מקצה את מספר החשבונית הבא, מסיימת את החשבונית ומייצרת PDF עם קישור שיתוף מאובטח שאפשר לשלוח ללקוח.

כלל בטיחות אחד חל בהפקה: חשבונית שכבר הופקה לא ניתנת להפקה שוב. אם צריך לשנות אותה, מבטלים קודם ומפיקים מחדש.

ביטול והפקה מחדש

לפעמים חשבונית שהופקה שגויה: הסכום, הלקוח, החודש. Clokio תומכת בביטול חשבונית ומטפלת בדקויות החשבונאיות עבורכם:

• ביטול משחרר את מספר החשבונית, כך שהמספור נשאר עקבי כשמפיקים מחדש. זה תואם לאופן שבו מערכות הנהלת חשבונות ממחזרות מספרים ממסמכים מבוטלים.
• אחרי ביטול מתקנים את הבעיה ומפיקים שוב. המסמך החדש מקבל את מספרו בצורה נקייה.

שאלות נפוצות

האם פתיחת חודש של לקוח יוצרת טיוטה?

לא. עמוד הסקירה הוא לקריאה בלבד עד שעורכים או לוחצים הפקה. אפשר לדפדף בחודשים של כל הלקוחות בלי להשאיר טיוטות ריקות.

מה קורה לשעות בלי לקוח?

הן מתרכזות בקטגוריית "ללא לקוח" לתצוגה בלבד ברשימת החשבוניות. משייכים את הפרויקטים ללקוחות והשעות הופכות לברות חיוב בסקירה הבאה.

אפשר לערוך חשבונית אחרי הפקה?

מסמכים שהופקו הם סופיים. במקום זה מבטלים ומפיקים מחדש; Clokio משחררת את המספר בביטול כך שהמסמך החלופי מופק בצורה נקייה.