מדריך Docs ב-Clokio - עמודים, שיתוף, גרסאות ועריכה חיה

Clokio Docs הוא סביבת תיעוד מובנית: עמודים עשירים מאורגנים בעץ, שחיים ממש ליד הפרויקטים והמשימות שלכם. סיכומי פגישות, מדריכי קליטה, אפיונים ונהלים נשארים בתוך אותה מערכת שבה העבודה קורית, עם אותו מודל הרשאות שמגן עליהם. המדריך הזה מכסה יצירה וארגון של מסמכים, שיתוף, מעקב גרסאות, ואיך Clokio מונעת משני אנשים לדרוס זה את זה בשקט.

יצירת המסמך הראשון

מסמכים חיים באזור Docs בלוח הבקרה, ומוצגים כעץ עמודים בסרגל הצד:

1. פותחים את Docs ובוחרים איפה העמוד החדש יחיה: בתוך פרויקט, או כמסמך עצמאי.
2. נותנים לעמוד כותרת ואופציונלית אייקון, שמוצג בעץ והופך עמודים שימושיים לקלים לזיהוי.
3. מתחילים לכתוב. העורך תומך בעיצוב עשיר: כותרות, רשימות, צ'קליסטים, תמונות ועוד.
4. השינויים נשמרים אוטומטית תוך כדי כתיבה.

אפשר גם להתחיל מתבנית במקום מעמוד ריק. Clokio מגיעה עם תבניות מוכנות למבנים נפוצים כמו סיכומי פגישות ואפיונים, כך שהמבנה קיים עוד לפני המילה הראשונה.

תתי-עמודים והעץ

לכל מסמך יכולים להיות תתי-עמודים, שיוצרים עץ: הורה "מדריך הצוות" עם עמוד לכל נושא, או הורה "פגישות" עם עמוד לכל שבוע. תתי-עמודים יורשים אוטומטית את הפרויקט של ההורה, כך שעמוד שנוצר תחת מסמך פרויקט נשאר בתחום של אותו פרויקט. לקינון יש מגבלת עומק סבירה כדי לשמור על עץ שאפשר לנווט בו, ואפשר לסדר מחדש ולהעביר עמודים כשהמבנה מתפתח. העברת עמוד לוקחת איתה את תתי-העמודים שלו, כך שהעץ לעולם לא מתפצל.

מסמכי פרויקט מול מסמכים עצמאיים

למסמכים שני תחומים, וההבדל הוא מי יכול ליצור ולראות אותם:

• מסמכי פרויקט שייכים לפרויקט ועוקבים אחרי ההרשאות שלו. מי שיכול ליצור משימות בפרויקט יכול ליצור בו מסמכים, וחברי הפרויקט רואים את המסמכים שלו לצד הלוח והרשימה.
• מסמכים עצמאיים שייכים לארגון ולא לאף פרויקט. יצירתם שמורה למנהלי הארגון, מה שהופך אותם לבית הנכון לחומר כלל-ארגוני כמו נהלים ומדריכים.

אפשר להעביר מסמך בין תחומים מאוחר יותר, ו-Clokio בודקת שיש לכם זכויות יצירה ביעד, כך שהעברה לעולם אינה דרך לעקוף הרשאות.

שיתוף ונראות

לכל מסמך יש הגדרת נראות ששולטת מי יכול לפתוח אותו. מעבר לנראות, מסמכים תומכים בחברות פר אדם: אפשר להעניק לאנשים ספציפיים גישה, כולל זכויות ניהול, למסמך. יוצר המסמך תמיד שומר על גישה אליו, גם כשהנראות מצומצמת מאוחר יותר.

כמה כללים מעשיים:

• שינוי שם או אייקון הוא פעולת עריכה, זמינה לכל מי שיש לו הרשאת עריכה.
• שינוי נראות או ארכוב הם פעולות ניהול, עם רף גבוה יותר.
• אם למישהו אין גישה למסמך, Clokio מתנהגת כאילו המסמך לא קיים עבורו, מה שמונע דליפה אפילו של עצם קיומו.

אפשר לסמן מסמכים כמועדפים לגישה מהירה, ולארכב כשהם כבר לא פעילים. ארכוב מסתיר מסמך מהדפדוף היומיומי בלי למחוק את התוכן.

היסטוריית גרסאות

כל מסמך שומר היסטוריית גרסאות. תמונות מצב לוכדות את התוכן לאורך זמן, כך שאפשר לפתוח את ההיסטוריה, לעיין בגרסאות קודמות ולשחזר גרסה קודמת מלוח הבקרה כששכתוב הלך לכיוון הלא נכון. גם מחיקת מסמך כותבת קודם תמונת מצב אחרונה, כך שהתוכן נשאר בר-שחזור דרך ההיסטוריה במקום להיעלם בלחיצה שגויה.

שיתוף פעולה בזמן אמת בלי הפתעות

מסמכים נפתחים לעיתים קרובות על ידי כמה אנשים בו-זמנית, ו-Clokio מטפלת בזה בשתי שכבות.

נוכחות

כשפותחים מסמך, אפשר לראות אם עמיתים מחזיקים כרגע את אותו מסמך פתוח. זו התזכורת היומיומית שמונעת את רוב ההתנגשויות: רואים שמישהו בעמוד ומתאמים לפני שמשכתבים אותו.

זיהוי התנגשויות

אם שני אנשים בכל זאת עורכים את אותו מסמך במקביל, Clokio מזהה את ההתנגשות כשהשמירה השנייה מגיעה, בעזרת גרסת תוכן שמשתנה רק כשהתוכן עצמו משתנה. שינוי שם או אייקון לעולם לא מפעיל אזעקת שווא. כשמתרחשת התנגשות אמיתית, השומר השני מקבל אזהרה ברורה שמציגה מי עוד ערך את המסמך ומתי, ויכול להחליט איך להמשיך במקום לאבד בשקט אחת מהגרסאות. אף עריכה לא נדרסת בלי שהכותב יודע.

מסמכים בנייד

אפליקציית Clokio יכולה לדפדף בעץ המסמכים ולקרוא מסמכים, והיסטוריית גרסאות זמינה לעיון גם בנייד. חלק מהתבניות משתמשות ברכיבים שעריכתם זמינה רק באתר; האפליקציה מסמנת אותן כך שתדעו לפני פתיחת העורך. לכתיבה כבדה, העורך באתר הוא הכלי המרכזי.

שאלות נפוצות

מי יכול ליצור מסמך עצמאי?

מנהלי הארגון. מסמכים בתוך פרויקט עוקבים אחרי הרשאות הפרויקט, כך שחברי פרויקט עם זכויות יצירה יכולים להוסיף שם מסמכים. ההפרדה שומרת על תיעוד ברמת החברה מסודר, ומאפשרת לצוותים לתעד בחופשיות בתוך הפרויקטים שלהם.

מה קורה כששני אנשים עורכים את אותו מסמך בו-זמנית?

המסמך מציג מי עוד מחזיק אותו פתוח, מה שבדרך כלל מונע את המצב. אם עריכה מקבילה בכל זאת קורית, השמירה השנייה מפעילה אזהרת התנגשות שמציינת מי ערך ומתי, והכותב בוחר איך לפתור. שום דבר לא אובד בשקט.

אפשר לשחזר תוכן של מסמך שנמחק?

מחיקה כותבת קודם תמונת מצב אחרונה להיסטוריית הגרסאות, כך שהתוכן ניתן לשחזור דרך ההיסטוריה. למסמכים שרק רוצים להזיז מהדרך, ארכוב הוא הכלי הנכון: מסתיר בלי למחוק.

האם תתי-עמודים עוקבים אחרי הרשאות ההורה?

תתי-עמודים יורשים את תחום הפרויקט של ההורה, והעברת הורה מעבירה את כל תת-העץ יחד. נראות וחברות נותנות שליטה עדינה יותר פר מסמך כשצריך.

אפשר לקשר מסמך למשימה?

מסמכים חיים לצד הפרויקטים, ותיאורי משימות תומכים בתוכן עשיר כולל קישורים, כך שהדפוס המעשי הוא קישור למסמך מתיאור המשימה או מהתגובות. כל מי שיש לו גישה עוקב אחרי הקישור אל המסמך.