ניהול חופשות

לכל ארגון מדיניות חופשות שונה. Clokio מאפשר לכם ליצור כמה סוגי חופשות שתרצו, כל אחד עם כללים משלו וקוד צבע ייחודי כדי שתוכלו לזהות אותם מיד בלוח הנוכחות.

סוגי חופשות מובנים

כאשר מגדירים את Clokio לראשונה, סוגי החופשות הנפוצים הבאים זמינים כברירת מחדל. ניתן להתאים אישית או לבטל כל אחד מהם ולהוסיף סוגים חדשים:

יצירת סוג חופשה מותאם אישית

צריכים משהו ספציפי כמו "יום לימודים" או "מילואים"? עקבו אחר השלבים הבאים כדי ליצור אותו:

1. 1

   נווטו להגדרות חופשות

   עברו אל לוח בקרה > הגדרות > סוגי חופשות.

2. 2

   לחצו על "הוסף סוג חופשה"

   יופיע טופס המבקש את פרטי סוג החופשה החדש.

3. 3

   מלאו את הפרטים

   הזינו שם, בחרו קוד צבע ללוח השנה, הגדירו אם נדרש אישור, אם מנוכה מהיתרה ואת מספר הימים המקסימלי בשנה (השאירו ריק ללא הגבלה).

4. 4

   שמרו

   סוג החופשה החדש זמין מיידית לעובדים לבחירה בעת הגשת בקשת חופשה.

עובדים יכולים לבקש חופשה ישירות מאפליקציית Clokio, או שמנהל יכול ליצור בקשת חופשה עבור עובד דרך לוח הבקרה. בכל מקרה, התהליך פשוט ולוקח פחות מדקה.

בקשת עובד (אפליקציה)

1. 1

   פתחו את לשונית החופשות

   מתפריט הניווט התחתון באפליקציה, לחצו על לשונית חופשות.

2. 2

   לחצו על "בקשה חדשה"

   ייפתח טופס בקשת חופשה.

3. 3

   בחרו סוג חופשה

   בחרו מהרשימה הנפתחת -- יופיעו רק סוגי חופשות פעילים שהוגדרו על ידי המנהל.

4. 4

   בחרו תאריך התחלה וסיום

   השתמשו בבורר התאריכים לבחירת טווח ימי החופשה. ליום בודד, הגדירו את שני התאריכים לאותו יום.

5. 5

   הוסיפו סיבה וקבצים מצורפים

   כתבו הערה קצרה המסבירה את הבקשה. ניתן גם לצרף מסמכים תומכים (למשל, אישור רופא לחופשת מחלה) על ידי לחיצה על סמל הצירוף.

6. 6

   שלחו

   לחצו על שלח בקשה. הבקשה נשלחת מיידית למנהל לבדיקה. תקבלו התראת Push ברגע שתתקבל החלטה.

בקשה שנוצרה על ידי מנהל (לוח בקרה)

מנהלים יכולים גם ליצור רשומות חופשה עבור עובד -- שימושי כשעובד מודיע על מחלה טלפונית או כשצריך לתעד חופשה רטרואקטיבית.

1. 1

   עברו לחופשות בלוח הבקרה

   נווטו אל לוח בקרה > חופשות.

2. 2

   לחצו על "צור חופשה"

   בחרו את העובד, סוג החופשה, תאריכים, והוסיפו הערות.

3. 3

   שמירה עם אישור מיידי

   חופשות שנוצרו על ידי מנהל מאושרות אוטומטית. יתרת העובד מתעדכנת מיד.

כאשר עובד מגיש בקשת חופשה, המנהל מקבל הודעה מיידית. כל תהליך האישור מתבצע מלוח הבקרה ולוקח מספר קליקים בלבד.

תהליך הבדיקה

1. 1

   קבלת ההתראה

   בקשת חופשה חדשה מפעילה התראה בלוח הבקרה. תראו תג על פריט התפריט חופשות המציין בקשות ממתינות.

2. 2

   צפו בפרטי הבקשה

   לחצו על הבקשה הממתינה כדי לפתוח את תצוגת הפרטים. תראו את שם העובד, סוג החופשה, תאריכים מבוקשים, סיבה, מסמכים מצורפים ויתרת החופשה הנוכחית.

3. 3

   בדקו את יתרת החופשה

   לפני האישור, וודאו שלעובד נותרו מספיק ימים לסוג החופשה המבוקש. Clokio מציג את היתרה הנוכחית ישירות בדף פרטי הבקשה.

4. 4

   אשרו או דחו

   לחצו על אשר או דחה. ניתן להוסיף הערה (למשל, "תהנה מהחופשה!" או "אנא קבע מועד אחר -- יש לנו דדליין באותו שבוע"). העובד מקבל הודעה מיידית באמצעות התראת Push.

מה קורה לאחר האישור

• ימי החופשה המאושרים מופיעים אוטומטית בלוח הנוכחות עם צבע סוג החופשה.
• יתרת החופשה של העובד מופחתת במספר הימים המאושרים (אם סוג החופשה מנכה מהיתרה).
• בתאריכים המאושרים, סטטוס הנוכחות של העובד מוצג כ"בחופשה" ולא כ"נעדר", כך שהוא לא נספר כנגדם בדוחות.

אישור מרוכז

אם יש לכם מספר בקשות ממתינות, אין צורך לטפל בהן אחת אחת. בדף החופשות, סמנו את תיבות הסימון ליד הבקשות שברצונכם לאשר, ואז לחצו על כפתור אישור מרוכז בראש הטבלה. כל הבקשות שנבחרו מאושרות בפעולה אחת.

Clokio עוקב אוטומטית אחר כמות ימי החופשה שנותרו לכל עובד עבור כל סוג חופשה. אין יותר צורך בגיליונות אלקטרוניים -- היתרות מתעדכנות בזמן אמת כאשר בקשות מאושרות.

כיצד היתרות עובדות

• הקצאה שנתית: בתחילת כל שנה (או בתאריך תחילת העבודה של העובד), לכל סוג חופשה מתווספים הימים המוגדרים כמקסימום ליתרה.
• ניכוי באישור: כאשר בקשת חופשה מאושרת, מספר הימים המתאים מנוכה מיתרת סוג החופשה.
• ימים מועברים: אם המדיניות שלכם מאפשרת זאת, ימים שלא נוצלו מהשנה הקודמת יכולים להיות מועברים. הגדירו זאת לכל סוג חופשה בהגדרות.
• כללי צבירה: לארגונים שצוברים חופשה חודשית (למשל, 1.5 ימי חופשה לחודש), ניתן להגדיר Clokio כך שיוסיף ימים באופן מצטבר במקום הכל בבת אחת.

תצוגת עובד

עובדים יכולים לבדוק את יתרת החופשה שלהם בכל עת מלשונית החופשות באפליקציה. הם רואים פירוט ברור לכל סוג חופשה: סך הימים שהוקצו, נוצלו ונותרו. שקיפות זו עוזרת לעובדים לתכנן את חופשותיהם ללא צורך לפנות למשאבי אנוש.

טבלת סיכום למנהל

למנהלים יש גישה לטבלת סיכום יתרות חופשה מקיפה בלוח הבקרה. טבלה זו מציגה כל עובד עם יתרותיו לכל סוג חופשה זה לצד זה. ניתן:

• לסנן לפי מחלקה או מיקום כדי לראות יתרות של צוות ספציפי.
• למיין לפי כל עמודה כדי למצוא במהירות עובדים שיתרת החופשה שלהם עומדת להיגמר.
• לייצא את הסיכום כגיליון אלקטרוני לרישומי משאבי אנוש או לעיבוד שכר.