התראות והודעות

התראות Push מאפשרות לכם לשלוח הודעות ישירות לטלפון הנייד של העובדים דרך אפליקציית Clokio. זהו הכלי היעיל ביותר לתקשורת מהירה עם צוות העובדים -- ההודעות מגיעות מיידית למסך הנעילה של הטלפון, גם כשהאפליקציה סגורה.

שליחת התראות ידניות לעובדים

מנהלים יכולים לשלוח התראות Push בכל עת מלוח הבקרה. זה שימושי להודעות דחופות, עדכוני מדיניות, תזכורות לאירועים או כל מסר שצריך להגיע לעובדים במהירות.

1. 1

   נווטו להתראות Push

   בלוח הבקרה, עברו אל לוח הבקרה > התראות Push.

2. 2

   כתבו את ההודעה

   הזינו כותרת (עד 50 תווים) ותוכן ההודעה (עד 200 תווים). שמרו על ההודעה קצרה וברורה -- התראות Push נקטעות על מסכים קטנים.

3. 3

   בחרו את הנמענים

   בחרו למי לשלוח: כל העובדים, מחלקה ספציפית (בחרו מהרשימה הנפתחת), או עובדים ספציפיים (חפשו לפי שם ובחרו מהרשימה).

4. 4

   שלחו

   לחצו על שלח התראה. ההודעה נשלחת מיידית לכל הנמענים שנבחרו דרך Firebase Cloud Messaging.

בחירת נמענים

Clokio מציע שלוש אפשרויות לבחירת נמענים, כך שתוכלו לכוון את ההודעה בדיוק לקהל הנכון:

• כל העובדים: ההודעה נשלחת לכל עובד פעיל בארגון. מתאים להודעות כלליות, עדכוני מדיניות או תזכורות לכל החברה.
• לפי מחלקה: בחרו מחלקה אחת או יותר מהרשימה. רק עובדים השייכים למחלקות שנבחרו יקבלו את ההודעה. מתאים לעדכונים הרלוונטיים לצוות ספציפי.
• עובדים ספציפיים: חפשו עובדים לפי שם ובחרו אותם ידנית. מתאים להודעות אישיות או תזכורות ממוקדות.

היסטוריית התראות ומעקב משלוחים

כל התראה שנשלחת נשמרת בהיסטוריית ההתראות. בדף התראות Push תוכלו לראות את הרשימה המלאה של כל ההתראות שנשלחו, כולל:

• תאריך ושעת השליחה
• כותרת ותוכן ההודעה
• מספר הנמענים שההודעה נשלחה אליהם
• סטטוס משלוח (נשלחה בהצלחה / נכשלה)

שליחת התראת ניסיון

לפני שליחת הודעה לכל העובדים, מומלץ לשלוח קודם התראת ניסיון לעצמכם. לחצו על שלח ניסיון כדי לקבל את ההתראה לטלפון שלכם ולוודא שהיא נראית כמו שציפיתם.

הגדירו מי מקבל התראות ניהוליות בארגון שלכם. Clokio מאפשר לכם לקבוע בדיוק אילו מנהלים או אחראים יקבלו כל סוג התראה, כך שהמידע הנכון מגיע לאנשים הנכונים.

שלושה ערוצי התראות

Clokio מחלק את ההתראות הניהוליות לשלושה ערוצים נפרדים, וניתן להגדיר נמענים שונים לכל ערוץ:

הגדרת נמענים

1. 1

   עברו להגדרות התראות

   נווטו אל לוח הבקרה > התראות > הגדרות.

2. 2

   בחרו את הערוץ

   בחרו את סוג ההתראה שברצונכם להגדיר: נוכחות, חופשות או דוחות במייל.

3. 3

   הוסיפו נמענים

   חפשו מנהלים לפי שם והוסיפו אותם לרשימת הנמענים. ניתן להוסיף מספר נמענים לכל ערוץ.

4. 4

   שמרו

   השינויים נכנסים לתוקף מיידית. הנמענים החדשים יתחילו לקבל התראות מרגע השמירה.

אחת הבעיות הנפוצות ביותר בניהול נוכחות היא עובדים ששוכחים לדווח יציאה בסוף יום העבודה. כשזה קורה, הסשן נשאר "פתוח" ומקשה על חישוב שעות מדויק. Clokio פותר את הבעיה הזו באמצעות תזכורות אוטומטיות שנשלחות ישירות לעובד.

כיצד זה עובד

המערכת בודקת באופן אוטומטי כל 15 דקות אם ישנם עובדים שדיווחו כניסה אך לא דיווחו יציאה אחרי שעבר פרק הזמן שהוגדר מאז סיום המשמרת שלהם. אם נמצא עובד כזה, Clokio שולח לו תזכורת Push באופן אוטומטי.

הגדרת תזכורות יציאה חסרה

1. 1

   עברו להגדרות המערכת

   נווטו אל הגדרות מערכת > התראות.

2. 2

   הפעילו את התזכורת

   ודאו שמתג תזכורת דיווח יציאה חסר מופעל (ירוק).

3. 3

   הגדירו את זמן ההמתנה

   קבעו כמה שעות לאחר סיום המשמרת לחכות לפני שליחת התזכורת. ברירת המחדל היא 2 שעות -- מספיק זמן לעובד לסיים ולדווח, אך לא מאוחר מדי כדי שעדיין יוכל לתקן.

4. 4

   שמרו

   ההגדרות נכנסות לתוקף מיידית. המערכת תתחיל לשלוח תזכורות בהתאם לכללים שהגדרתם.

בנוסף להתראות Push, Clokio שולח הודעות דואר אלקטרוני אוטומטיות לעובדים ולמנהלים. מיילים אלו עוזרים לשמור על תקשורת ארגונית חמה ולוודא שעובדים מקבלים מידע גם כשהם לא בודקים את האפליקציה.

מיילי יום הולדת אוטומטיים

Clokio שולח מייל ברכה אוטומטי לעובדים ביום ההולדת שלהם. זהו מחווה קטנה שמחזקת את תחושת השייכות של העובדים לארגון. המייל נשלח אוטומטית בבוקר יום ההולדת, ללא צורך בהתערבות ידנית.

• נשלח אוטומטית לעובדים שתאריך הלידה שלהם מעודכן בפרופיל.
• המייל משתמש בתבנית מעוצבת עם שם הארגון.
• ניתן להפעיל או לכבות דרך הגדרות מערכת > הגדרות מייל.

תזכורות הפסקה ארוכה

כאשר עובד נמצא בהפסקה מעבר לזמן המותר, Clokio יכול לשלוח לו תזכורת בדואר אלקטרוני להחזיר אותו לעבודה. הגדרה זו מסייעת בשמירה על משמעת הפסקות ומונעת מצבים שבהם עובדים שוכחים לסיים את ההפסקה.

• מופעלת רק כאשר משך ההפסקה חורג מהזמן המוגדר.
• ניתן להגדיר את משך ההפסקה המותר לכל מיקום או משמרת.
• התזכורת נשלחת פעם אחת בלבד לכל הפסקה.

תצוגה מקדימה ושליחת ניסיון של תבניות

לפני הפעלת הודעות דואר אלקטרוני, מומלץ לצפות בתצוגה מקדימה של כל תבנית מייל ולשלוח מייל ניסיון. כך תוכלו לוודא שהתבנית נראית טוב ומכילה את המידע הנכון.

1. 1

   עברו להגדרות מייל

   נווטו אל הגדרות מערכת > הגדרות מייל.

2. 2

   בחרו תבנית

   בחרו את סוג המייל שברצונכם לצפות בו (יום הולדת, תזכורת הפסקה וכו').

3. 3

   צפו בתצוגה מקדימה

   לחצו על תצוגה מקדימה כדי לראות כיצד המייל יראה לנמען. התצוגה מציגה את המייל המלא עם נתוני דוגמה.

4. 4

   שלחו מייל ניסיון

   לחצו על שלח ניסיון כדי לקבל את המייל לתיבת הדואר שלכם. בדקו שהכל נראה תקין לפני ההפעלה.

בנוסף להתראות Push ודואר אלקטרוני, לכל עובד יש תיבת דואר פנימית באפליקציית Clokio. התראות באפליקציה מספקות תיעוד מלא של כל ההתראות שהעובד קיבל, ומשמשות כנקודת ייחוס נגישה בכל עת.

תיבת דואר של עובד באפליקציה

כל עובד יכול לגשת לתיבת ההתראות שלו דרך סמל הפעמון בפינה העליונה של האפליקציה. תג מספרי מציין כמה הודעות חדשות (שלא נקראו) ממתינות. לחיצה על הסמל פותחת את רשימת כל ההתראות.

סוגי התראות

ההתראות באפליקציה מכסות מגוון אירועים שחשובים לעובד:

מצב נקרא/לא נקרא

כל התראה מסומנת כ"לא נקראה" כאשר היא מגיעה. כשהעובד פותח את ההתראה, היא מסומנת אוטומטית כ"נקראה". ניתן גם לסמן את כל ההתראות כנקראו בלחיצה אחת דרך כפתור "סמן הכל כנקרא" בראש רשימת ההתראות.

• התראות שלא נקראו מוצגות עם רקע מודגש ותג מספרי על סמל הפעמון.
• לאחר הקריאה, ההתראה נשארת ברשימה כהיסטוריה נגישה.
• התראות ישנות נמחקות אוטומטית לאחר 90 יום כדי לשמור על ביצועי האפליקציה.

ניהול מנויים להתראות

עובדים יכולים לנהל את העדפות ההתראות שלהם מהגדרות האפליקציה. כל עובד יכול לבחור אילו סוגי התראות הוא רוצה לקבל ובאילו ערוצים:

• התראות Push: הפעלה או כיבוי של התראות Push למכשיר הנייד. גם אם מכובות, ההתראות עדיין מופיעות בתיבת הדואר באפליקציה.
• התראות באפליקציה: תמיד מופעלות -- זו התיבה הפנימית שלא ניתן לכבות, כדי שלא יאבד מידע חשוב.
• הודעות מייל: עובדים יכולים לבחור אם לקבל הודעות גם בדואר אלקטרוני.