כלי ניהול

לפעמים דברים לא הולכים לפי התוכנית: עובד שוכח לדווח יציאה, הטלפון נכבה באמצע היום, או שמתגלה שגיאה בשעת הכניסה. במקרים כאלה, מנהלים יכולים לערוך ידנית את רשומות הנוכחות כדי לשקף את המציאות בצורה מדויקת. כל עריכה מתועדת ביומן הביקורת של המערכת, כך שיש תיעוד מלא של מי שינה מה ומתי.

פעולות זמינות

מערכת החריגות של Clokio מזהה אוטומטית דפוסי נוכחות חריגים ומסמנת אותם לתשומת לב המנהל. במקום שתצטרכו לסרוק ידנית מאות רשומות נוכחות, המערכת עושה את העבודה עבורכם ומציגה רק את הפריטים שדורשים בדיקה.

סוגי חריגות שמזוהות

לוח החריגות

לוח החריגות מציג את כל החריגות שזוהו בתקופה הנבחרת. עבור כל חריגה תראו: שם העובד, סוג החריגה, תאריך ושעה, וסטטוס (ממתין לבדיקה / נבדק). ניתן לסנן לפי סוג חריגה, מחלקה, מיקום וטווח תאריכים.

טיפול בחריגות

1. 1

   סקירת החריגה

   לחצו על החריגה כדי לראות את הפרטים המלאים: שעות הכניסה והיציאה, מיקום הדיווח, ופרטי המשמרת המתוכננת.

2. 2

   הוספת הערה (אופציונלי)

   תעדו את סיבת החריגה או את ההחלטה שקיבלתם. לדוגמה: "איחור בשל פגישה חיצונית -- מאושר" או "יציאה חסרה -- בוצע תיקון ניהולי".

3. 3

   אישור החריגה

   סמנו את החריגה כ"נבדקה". פעולה זו מסירה אותה מתצוגת החריגות הממתינות, אך הרשומה נשמרת במערכת לצורך מעקב היסטורי.

גישה: לוח הבקרה > חריגות

מערכת ההודעות הארגוניות מאפשרת למנהלים לשלוח עדכונים וידיעות לכל עובדי הארגון ישירות דרך האפליקציה. זהו כלי תקשורת פנים-ארגוני פשוט ויעיל שמבטיח שכל העובדים מקבלים את המידע החשוב.

יצירת הודעה חדשה

כל הודעה כוללת את הפרטים הבאים:

סטטוס הודעה

איפה העובדים רואים הודעות?

הודעות פורסמות מופיעות באפליקציית העובד בלשונית ההודעות. עובדים מקבלים התראת Push כשהודעה חדשה מתפרסמת (אם הופעלו התראות במכשיר). ההודעות מוצגות בסדר כרונולוגי הפוך -- הודעה חדשה ביותר למעלה.

שימושים נפוצים

• שינויי מדיניות: עדכון על שינויים בנהלי נוכחות, מדיניות הפסקות או כללי שעות נוספות
• סגירת משרדים: הודעה על ימי חופשה ארגוניים, ימי גשר או סגירות חירום
• אירועי חברה: הזמנות לאירועים, מסיבות חברה, ימי גיבוש צוותי
• עדכוני מערכת: הודעה על שינויים במערכת, תחזוקה מתוכננת או פיצ'רים חדשים
• הישגים וברכות: הכרה בהישגי עובדים, ברכות חגים ואירועים מיוחדים

גישה: לוח הבקרה > הודעות

מערכת כרטיסי התמיכה מאפשרת תקשורת דו-כיוונית בין עובדים למנהלים. עובדים יכולים לפנות בבעיות, בקשות או שאלות ישירות מהאפליקציה, והמנהלים מטפלים בפניות דרך לוח הבקרה. כל שיחה מתועדת ומנוהלת בצורה מסודרת.

תהליך העבודה

1. 1

   עובד פותח כרטיס

   העובד נכנס לאפליקציה, עובר לפרופיל > תמיכה, ויוצר כרטיס חדש עם נושא ותיאור הבעיה. הכרטיס נשלח אוטומטית לתור הניהול.

2. 2

   מנהל מקבל התראה

   המנהל מקבל התראת מייל על כרטיס תמיכה חדש. הכרטיס מופיע גם בלוח הבקרה תחת "כרטיסי תמיכה" עם סטטוס "פתוח".

3. 3

   מנהל מגיב

   המנהל קורא את הפנייה ומגיב ישירות מלוח הבקרה. התגובה נשלחת לעובד ומופיעה לו באפליקציה. ניתן להחליף מספר הודעות עד לפתרון הבעיה.

4. 4

   סגירת הכרטיס

   לאחר שהבעיה נפתרה, המנהל סוגר את הכרטיס. הכרטיס עובר לסטטוס "נסגר" ונשמר בהיסטוריה לצורך מעקב עתידי.

סטטוסי כרטיס

גישה למנהלים: לוח הבקרה > כרטיסי תמיכה  |  גישה לעובדים: אפליקציה > פרופיל > תמיכה

Clokio מקפידה על שקיפות, אבטחת מידע ועמידה ברגולציה. יומן הביקורת מתעד כל פעולה ניהולית, ומערכת ניהול הנתונים תומכת בבקשות GDPR ובמדיניות שמירת נתונים מותאמת אישית.

יומן פעילות (Audit Log)

כל פעולה שמבוצעת על ידי מנהל במערכת מתועדת אוטומטית ביומן הפעילות. הפעולות המתועדות כוללות:

• עריכת רשומות נוכחות (שינוי שעות, דיווח יציאה ניהולי, סיום הפסקה)
• מחיקת רשומות נוכחות
• אישור וסגירת חריגות
• יצירה, עריכה ומחיקה של עובדים
• שינוי הגדרות משמרות ומיקומים
• אישור ודחיית בקשות חופשה
• יצירה ומחיקה של מפתחות API
• שינוי הגדרות ארגוניות

עבור כל פעולה, היומן שומר: מי ביצע את הפעולה (שם המנהל), מה שונה (ערכים לפני ואחרי), מתי (תאריך ושעה מדויקים), ומאיזו כתובת IP. מידע זה חיוני לשמירה על שקיפות ולצורך ביקורת עתידית.

צפייה וייצוא יומני ביקורת

גשו ליומני הביקורת דרך הגדרות > יומני ביקורת. ניתן לסנן לפי:

• טווח תאריכים: הציגו פעולות מתקופה מסוימת
• מנהל: סננו לפעולות של מנהל ספציפי
• סוג פעולה: למשל, רק עריכות נוכחות או רק שינויי הגדרות

ניתן לייצא את יומן הביקורת כקובץ CSV לצורך שמירה חיצונית או הצגה לגורמי ביקורת.

בקשות GDPR

בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (GDPR), עובדים יכולים להגיש בקשות הקשורות לנתונים האישיים שלהם:

ניהול בקשות GDPR

בקשות GDPR מופיעות בלוח הבקרה תחת הגדרות > בקשות GDPR. עבור כל בקשה תראו: שם העובד, סוג הבקשה, תאריך ההגשה וסטטוס. ניתן לאשר או לדחות כל בקשה, עם הוספת הערה שמסבירה את ההחלטה.

ניקוי נתונים אוטומטי

ניתן להגדיר מדיניות שמירת נתונים אוטומטית הקובעת כמה זמן רשומות נוכחות ישנות יישמרו במערכת. לאחר תקופת השמירה המוגדרת, נתונים ישנים יימחקו אוטומטית. הגדרה זו עוזרת לעמוד בתקנות הגנת הפרטיות ולשמור על ביצועי המערכת.

גישה: הגדרות > יומני ביקורת  |  הגדרות > בקשות GDPR