מדריך צוותים ב-Clokio - ראשי צוות, תיוג צוותים ותצוגת עומס

כשארגונים גדלים, "מי אחראי על זה" מפסיקה להיות שאלה על אנשים בודדים והופכת לשאלה על צוותים. פיצ'ר הצוותים של Clokio מקבץ עובדים לצוותים בעלי שם עם ראש צוות, מאפשר לתייג צוותים על משימות, נותן לראשי צוות נראות וסמכות על עבודת האנשים שלהם, ומספק תצוגת Team Workload שמראה במבט אחד מי עמוס ומה באיחור. המדריך הזה מכסה הקמת צוותים והפעלתם.

יצירת צוותים

צוותים מנוהלים על ידי מנהלי הארגון:

1. יוצרים צוות ונותנים לו שם ברור: "פרונטאנד", "תמיכה", "משמרת לילה מחסן".
2. מוסיפים עובדים כחברים. עובד יכול להשתייך ליותר מצוות אחד.
3. אופציונלית ממנים ראש צוות, האדם שאחראי על האספקה של הצוות.

צוותים הם כלל-ארגוניים, לא קשורים לפרויקט בודד, וזה בדיוק מה שהופך אותם לשימושיים: עבודת צוות בדרך כלל חוצה פרויקטים רבים, וצוותים מאפשרים לעקוב אחרי האנשים ולא אחרי הפרויקט.

תפקיד ראש הצוות

ראש צוות מקבל נראות משמעותית וסט מוגדר של סמכויות על עבודת אנשיו:

• נראות חוצת פרויקטים. ראש צוות רואה את משימות הצוות שלו בתצוגת הצוות, כולל משימות בפרויקטים שהוא עצמו לא חבר בהם. הוא עוקב אחרי העבודה איפה שהיא חיה, בלי לקבל גישה ללוחות פרויקט שלמים. זה מכוון: ראש צוות שמפקח על משימה שהצוות שלו מחזיק לא מקבל אוטומטית לדפדף בכל הפרויקט שממנו הגיעה.
• סמכות שיוך. במשימות שבהן הצוות של ראש הצוות מעורב, הוא יכול לחלק מחדש את העבודה בין האנשים הרלוונטיים, גם בלי להיות חבר בפרויקט. זה מכסה את המציאות היומיומית של ראש צוות שמאזן את העומס של הצוות.
• פיקוח עומסים. בתצוגת Team Workload, ראש צוות רואה את הצוותים שהוא מוביל ואת חבריהם.

הסמכות של ראש הצוות הולכת אחרי האנשים שלו: היא חלה גם כשהצוות מתויג על משימה וגם כשחבר צוות משויך כרגע למשימה, כך שראש צוות לעולם לא עיוור לעבודה שאנשיו נושאים רק כי אף אחד לא הוסיף תיוג.

תיוג צוותים על משימות

מעבר לשיוך אנשים בודדים, משימה יכולה לשאת תיוגי צוות אחד או יותר. תיוג צוות על משימה אומר "זו עבודה מהסוג של הצוות שלנו", והוא עושה שלושה דברים:

• מנתב את המשימה לתצוגת הצוות, והופך אותה לגלויה לצוות.
• נותן לראש הצוות מעמד על אותה משימה: הוא יכול לנהל מי מהמאגר הרלוונטי משויך.
• מאפשר לחבר צוות שמחזיק כרגע במשימה להעביר אותה בתוך הצוות, למשל להעביר פניית תמיכה לעמית לפני יציאה לחופשה.

מאגר האנשים שאפשר לשייך דרך תיוג צוות מוגבל למי שכבר מעורב: חברי הצוות וראש הצוות, ובנוסף העוקבים הקיימים של המשימה. תיוג צוות לעולם לא חושף את המשימה לאנשים לא קשורים, ואפשר להסיר את התיוג כמו כל שינוי אחר, כשהכול מתועד בהיסטוריית הפעילות של המשימה.

דבר אחד שמנהל צריך להכיר: מי שיכול לתייג צוות על משימה למעשה מאציל זכויות שיוך על אותה משימה לראש הצוות. זה הפיצ'ר עובד כמתוכנן, אבל כדאי לדעת זאת כשמחליטים מי יכול לערוך משימות בפרויקטים רגישים.

תצוגת Team Workload

עמוד Team Workload עונה על שאלת הקיבולת במסך אחד. לכל עובד או צוות נבחר הוא מציג:

• משימות פתוחות - כל מה שכרגע על השולחן שלהם.
• מועדן היום - מה שדורש תשומת לב עכשיו.
• באיחור - מה שכבר גלש.

הספירות חוצות פרויקטים, כך שאדם שמפצל זמן בין ארבעה פרויקטים מציג סך אמיתי אחד. שורות נפתחות למשימות עצמן, וכל שורת משימה מציגה את תווית הסטטוס של הפרויקט שלה, כי פרויקטים שונים מגדירים סטטוסים שונים.

הגישה מדורגת: מנהלי ארגון ומנהלי פרויקטים רואים את כולם; ראשי צוות רואים את הצוותים שהם מובילים ואת חבריהם. תתי-משימות נספרות כשורות משלהן כאן, כי תת-משימה על השולחן של מישהו היא עבודה אמיתית על אותו שולחן.

השתמשו בזה בישיבת התכנון השבועית: מזהים מי מעל הקיבולת, רודפים אחרי עמודת האיחורים ומאזנים מחדש לפני שהספרינט מתחיל, במקום אחרי שהוא נכשל.

צוותים והתראות

התראות משימה עוקבות אחרי מעורבות, וצוותים משתלבים באותה מערכת. מי שמשויך למשימה, עוקב אחריה או מוזכר בתגובותיה מקבל התראות בתוך המערכת, במייל ובפוש בנייד. כשראש צוות משייך מחדש עבודה בתוך הצוות, המשויך החדש מקבל התראה ומתחיל אוטומטית לעקוב אחרי המשימה, כך שהעברות לעולם לא נעלמות בשקט. תצוגת הצוות נותנת לחברים מקום קבוע לבדוק עבודת צוות שתויגה חדשה.

שאלות נפוצות

האם עובד יכול להיות בכמה צוותים?

כן. החברות היא רבים-לרבים. מפתח יכול להיות ב"בקאנד" וב"כוננות" בו-זמנית, והתצוגה וספירות העומס של כל צוות כוללות אותו.

מה בדיוק ראש צוות יכול לעשות במשימה שהצוות שלו מתויג עליה?

ראש הצוות יכול לנהל שיוך בין האנשים שכבר מעורבים בעבודת הצוות: חברי הצוות, ראש הצוות והעוקבים של המשימה. הוא לא מקבל זכויות עריכה על תוכן המשימה, ולא גישה לשאר הפרויקט. עריכת תוכן נשארת בכללי ההרשאות של הפרויקט עצמו.

למה ראש צוות רואה משימה אבל לא את הפרויקט שאליו היא שייכת?

בכוונה. תצוגת הצוות היא החלון של ראש הצוות לעבודת אנשיו. מתן גישה לפרויקט שלם רק כי משימה אחת מערבת את הצוות היה חושף יותר מדי; ראשי צוות רואים ומנהלים את המשימות, לא את הלוחות סביבן.

האם צוות חייב ראש צוות?

לא. צוות בלי ראש צוות עדיין עובד לתיוג ולדוחות עומס. הסמכויות הייחודיות לראש צוות פשוט לא חלות עד שממנים אחד.

מי יכול לראות את תצוגת Team Workload?

מנהלים ומנהלי פרויקטים רואים את כל העובדים והצוותים. ראשי צוות רואים את הצוותים והחברים שלהם. לעובדים אחרים אין גישה לתצוגה הזו.