יצירת משמרות וניהול לוחות זמנים

משמרת ב-Clokio היא תבנית לשימוש חוזר המגדירה מתי יום העבודה של העובד מתחיל ומסתיים, ומה משך ההפסקה הצפוי. במקום להגדיר שעות עבודה לכל עובד בנפרד, אתם יוצרים תבניות משמרות ואז משייכים אותן לעובדים. כלומר, אם יש לכם 50 עובדים שעובדים באותו לוח זמנים של 9 עד 5, מספיק ליצור את המשמרת פעם אחת בלבד.

שמות משמרת נפוצים כוללים "משמרת בוקר", "משמרת ערב", "משמרת לילה", "שעות משרד סטנדרטיות" או "משמרת סוף שבוע". תוכלו לתת להן כל שם שהגיוני לעסק שלכם.

שלב אחר שלב: יצירת משמרת חדשה

1. 1 פתחו את לוח הבקרה למנהלים ונווטו אל משמרות מתפריט הצד.
2. 2 לחצו על כפתור "צור משמרת" לפתיחת טופס יצירת המשמרת.
3. 3 הזינו שם משמרת שמתאר בבירור את המשמרת, כגון "משמרת בוקר" או "משמרת ערב".
4. 4 הגדירו את שעת ההתחלה (מתי העובדים צפויים להתחיל לעבוד) ואת שעת הסיום (מתי יום העבודה מסתיים).
5. 5 ציינו את משך ההפסקה בדקות (לדוגמה, 30 או 60 דקות). זוהי הפסקת הצהריים או המנוחה הצפויה במהלך המשמרת.
6. 6 לחצו "שמור" ליצירת תבנית המשמרת. כעת תוכלו לשייך אותה לעובדים.

דוגמאות לתבניות משמרות

בעוד שתבנית המשמרת הבסיסית מגדירה את שעות העבודה הסטנדרטיות שלכם, פרטי המשמרת מאפשרים לכם לכוונן את לוח הזמנים לכל יום בשבוע. זה חיוני מכיוון שעסקים רבים אינם פועלים באותן שעות בכל יום. לדוגמה, חנות עשויה לפתוח ב-9:00 בימי חול אך ב-10:00 בימי שישי, או שלחברה יש יום עבודה מקוצר לפני סוף השבוע.

מהם פרטי משמרת?

פרט משמרת הוא רשומת לוח זמנים ספציפית ליום אחד בשבוע בתוך משמרת. לכל משמרת יכולים להיות עד 7 פרטי משמרת -- אחד לכל יום בשבוע (שני עד ראשון). לכל יום ניתן להגדיר:

• check_circle שעת התחלה: מתי יום העבודה מתחיל באותו יום ספציפי
• check_circle שעת סיום: מתי יום העבודה מסתיים באותו יום ספציפי
• check_circle האם היום פעיל: האם יום זה הוא יום עבודה במשמרת זו או יום חופש

הגדרת הימים שבהם המשמרת חלה

כאשר אתם יוצרים או עורכים משמרת, תראו לוח שבועי שבו תוכלו להפעיל או לכבות כל יום ולהגדיר שעות ספציפיות. לדוגמה, אם העסק שלכם פועל מיום ראשון עד יום חמישי:

1. 1 פתחו את המשמרת שברצונכם להגדיר ועברו ללשונית "פרטי לוח זמנים".
2. 2 תראו שורה לכל יום בשבוע. הפעילו את ימי ראשון, שני, שלישי, רביעי וחמישי. השאירו את ימי שישי ושבת כבויים.
3. 3 לכל יום פעיל, הגדירו את שעות ההתחלה והסיום. תוכלו להשתמש באותן שעות לכל הימים, או להתאים ימים בודדים.
4. 4 שמרו את השינויים. למשמרת יש כעת לוח זמנים שבועי מלא ש-Clokio משתמש בו לקביעת הנוכחות הצפויה.

דוגמה: שעות שונות בימים שונים

בדוגמה זו, המשמרת פועלת מיום ראשון עד יום חמישי עם שעות סטנדרטיות, אך יום חמישי מסתיים ב-15:00 במקום ב-18:00 (יום מקוצר לפני סוף השבוע). שישי ושבת הם ימי חופש. Clokio יצפה מהעובדים לדווח נוכחות רק בימים הפעילים וישתמש בשעות ההתחלה/סיום הנכונות לכל יום בעת חישוב איחורים, יציאות מוקדמות ושעות עבודה.

לאחר שיצרתם את תבניות המשמרות, השלב הבא הוא לשייך אותן לעובדים שלכם. לכל עובד יש משמרת אחת פעילה בכל רגע נתון. המשמרת המשויכת מודיעה ל-Clokio באילו שעות העובד צפוי לעבוד, וזהו הבסיס לקביעה האם הוא בזמן, מאחר או נעדר.

שיטה 1: מפרופיל העובד

1. 1 נווטו אל עובדים בתפריט הצד ולחצו על העובד שברצונכם לשייך לו משמרת.
2. 2 בתצוגת פרטי העובד, מצאו את שדה "משמרת" (בדרך כלל תחת חלק פרטי העבודה).
3. 3 בחרו את המשמרת מהתפריט הנפתח (לדוגמה, "משמרת בוקר" או "משרד סטנדרטי").
4. 4 שמרו את פרופיל העובד. שיוך המשמרת נכנס לתוקף מיידית.

שיטה 2: מדף ניהול המשמרות

1. 1 עברו לדף משמרות ולחצו על המשמרת שברצונכם לנהל.
2. 2 בתצוגת פרטי המשמרת, תראו רשימה של העובדים המשויכים כרגע.
3. 3 לחצו "הוסף עובדים" ובחרו את העובדים שברצונכם לשייך למשמרת זו.
4. 4 אשרו את השיוך. עובדים אלה יצפו כעת לעבוד לפי לוח הזמנים של משמרת זו.

כיצד משמרות משפיעות על מעקב הנוכחות

שיוך המשמרת הוא מה שמאפשר ל-Clokio לחשב מדדי נוכחות קריטיים. ללא משמרת, המערכת לא תדע מתי העובד אמור להגיע או לצאת. הנה כיצד המשמרת מניעה את מעקב הנוכחות:

Clokio יכול לזהות ולדווח אוטומטית על שעות נוספות על סמך כללים שאתם מגדירים. מעקב שעות נוספות עוזר לכם לעמוד בדרישות חוקי העבודה, לנהל עלויות שכר, ולזהות מחלקות או עובדים שבאופן עקבי עובדים מעבר לשעות המתוכננות שלהם.

סף שעות נוספות יומי

סף השעות הנוספות היומי מגדיר כמה שעות עובד יכול לעבוד ביום אחד לפני שהשעות הנוספות שלו נחשבות כשעות נוספות. לדוגמה, אם אתם מגדירים את הסף היומי ל-8.5 שעות, כל זמן עבודה מעבר ל-8 שעות ו-30 דקות ביום אחד מסווג כשעות נוספות.

1. 1 עברו אל הגדרות מערכת בלוח הבקרה למנהלים.
2. 2 מצאו את חלק "שעות נוספות" בהגדרות הנוכחות.
3. 3 הגדירו את סף השעות הנוספות היומי (בשעות). לדוגמה, הזינו 8.5 לשמונה שעות וחצי.
4. 4 שמרו את ההגדרות. Clokio יחשב כעת אוטומטית שעות נוספות יומיות לכל העובדים.

סף שעות נוספות שבועי

בנוסף למגבלה היומית, ניתן להגדיר סף שעות נוספות שבועי. זה תופס מצבים שבהם עובד עובד מעט מעבר למגבלה היומית בכל יום, ומצטבר לכדי שעות נוספות משמעותיות לאורך השבוע. לדוגמה, עם סף שבועי של 42 שעות, עובד שעובד 8.5 שעות כל יום (ראשון עד חמישי) יצבור 0.5 שעות נוספות שבועיות גם אם נשאר בתוך המגבלה היומית.

תקופת חסד לדיווחי כניסה מאוחרים

לעתים עובדים מגיעים דקה או שתיים אחרי שעת תחילת המשמרת עקב המתנה למעלית, חניה, או עיכובים קלים אחרים. Clokio מאפשר לכם להגדיר תקופת חסד -- חלון זמן לאחר תחילת המשמרת שבמהלכו העובד עדיין נחשב כ"בזמן". לדוגמה:

• check_circle עם תקופת חסד של 5 דקות ושעת תחילת משמרת ב-09:00, עובד שמדווח כניסה ב-09:04 נחשב בזמן.
• check_circle עובד שמדווח כניסה ב-09:06 יסומן כמאחר ב-6 דקות (הזמן המלא אחרי תחילת המשמרת, לא אחרי תקופת החסד).
• check_circle ניתן להגדיר את תקופת החסד בהגדרות מערכת תחת חלק הנוכחות. הגדירו ל-0 דקות אם אתם רוצים אכיפת דייקנות מחמירה.

שעות נוספות בדוחות

לאחר הגדרת כללי השעות הנוספות, שעות נוספות מופיעות אוטומטית בכל הדוחות הרלוונטיים: