כיצד לדווח כניסה ויציאה באפליקציית Clokio: מדריך מלא לעובדים

אפליקציית Clokio הופכת את מעקב שעות העובדים לפשוט ומאובטח. בין אם אתם מתחילים את יום העבודה, יוצאים להפסקה או מדווחים יציאה, מדריך מקיף זה ילווה אתכם בכל תכונות האפליקציה. זמינה ל-iOS ול-Android, Clokio משלבת אימות GPS עם אבטחה ביומטרית להבטחת רשומות נוכחות מדויקות.

התחלה: הורדה והגדרה

שלב 1: הורדת האפליקציה

Clokio זמינה בשתי פלטפורמות המובייל הגדולות:

• iOS (iPhone) - הורידו מה-App Store
• Android - הורידו מחנות Google Play

חפשו "Clokio" בחנות האפליקציות של המכשיר שלכם, או בקשו ממחלקת משאבי האנוש קישור ישיר להורדה.

שלב 2: התחברות לחשבון

לאחר ההתקנה, פתחו את האפליקציה והתחברו עם:

1. קוד ארגון - המזהה הייחודי של החברה שלכם (מסופק על ידי המעסיק)
2. כתובת דוא"ל - כתובת הדוא"ל הארגונית הרשומה במערכת
3. סיסמה - שנוצרה בעת הפעלת החשבון

אם זו הפעם הראשונה שאתם מתחברים, תקבלו דוא"ל הפעלה מהמעסיק שלכם עם הוראות להגדרת הסיסמה.

שלב 3: הפעלת ההרשאות הנדרשות

כדי ש-Clokio תפעל כראוי, תצטרכו להעניק את ההרשאות הבאות:

• גישה למיקום - נדרשת לאימות גדרות גיאוגרפיות GPS (בשימוש רק בעת דיווח כניסה/יציאה)
• גישה למצלמה - נדרשת לאימות פנים ביומטרי (אם מופעל על ידי המעסיק)
• התראות - מומלץ לעדכוני בקשות חופשה ותזכורות

שלב 4: הגדרת אימות ביומטרי

אם הארגון שלכם משתמש באימות ביומטרי, תתבקשו להגדיר אותו בהתחברות הראשונה. בדרך כלל זה כולל:

1. רישום פנים - צילום מספר תמונות של הפנים מזוויות שונות
2. בדיקת אימות - אישור שהמערכת מזהה אתכם נכון
3. ההפעלה הושלמה - החשבון שלכם מוגדר במלואו

טיפ: רשמו את הפנים שלכם בתנאי תאורה טובים לדיוק זיהוי מיטבי.

כיצד לדווח כניסה

כשאתם מגיעים לעבודה, בצעו את השלבים הבאים לרישום הנוכחות שלכם:

תהליך דיווח כניסה שלב אחר שלב

1. פתחו את אפליקציית Clokio בטלפון החכם שלכם
2. בדקו את מחוון המיקום - סימן V ירוק מציין שאתם בתוך אזור העבודה המאושר
3. לחצו על כפתור "דיווח כניסה" - הכפתור הגדול במרכז המסך
4. השלימו אימות ביומטרי - אם מופעל, הביטו למצלמה לזיהוי פנים
5. אישור - תראו הודעת הצלחה עם שעת דיווח הכניסה שלכם

הבנת מחוון המיקום

האפליקציה מציגה את מצב המיקום הנוכחי שלכם:

• סימן V ירוק - אתם בתוך אזור הגדר הגיאוגרפית המאושר ויכולים לדווח כניסה
• X אדום או אזהרה - אתם מחוץ לאזור המאושר; דיווח הכניסה עשוי להיחסם
• סמל טעינה - האפליקציה מזהה את המיקום שלכם; המתינו רגע

מה נרשם

כשאתם מדווחים כניסה, Clokio רושמת:

• חותמת זמן מדויקת (תאריך ושעה)
• קואורדינטות GPS (לאימות)
• אזור זמן של המכשיר
• סטטוס אימות ביומטרי (אם רלוונטי)

כיצד לדווח יציאה

בסוף יום העבודה, דיווח היציאה פשוט באותה מידה:

1. פתחו את אפליקציית Clokio
2. לחצו על כפתור "דיווח יציאה" - הכפתור משתנה מדיווח כניסה לדיווח יציאה לאחר שדיווחתם כניסה
3. השלימו אימות ביומטרי אם נדרש
4. צפו בסיכום - ראו את סך השעות שעבדתם ביום

חשוב: זכרו תמיד לדווח יציאה לפני עזיבת העבודה. אם תשכחו, המנהל שלכם יראה זאת כחריגה ויצטרך לתקן את הרשומה באופן ידני.

יציאה להפסקות

Clokio מאפשרת לעקוב אחר הפסקות בנפרד משעות העבודה הרגילות:

התחלת הפסקה

1. כשאתם מדווחים כניסה, לחצו על האפשרות "התחלת הפסקה"
2. הסטטוס שלכם משתנה ל"בהפסקה"
3. זמן ההפסקה נעקב בנפרד

סיום הפסקה

1. כשאתם חוזרים מההפסקה, לחצו על "סיום הפסקה"
2. הסטטוס שלכם חוזר ל"עובד"
3. משך ההפסקה מחושב ונרשם

הערה: מדיניות מעקב ההפסקות משתנה בין מעסיקים. חלק מהארגונים אינם מחייבים רישום הפסקות.

צפייה בהיסטוריית הנוכחות

Clokio שומרת רשומה מלאה של הנוכחות שלכם. לצפייה בהיסטוריה:

1. פתחו את האפליקציה ונווטו למדור ההיסטוריה או הנוכחות
2. צפו ברשומות יומיות עם שעות דיווח כניסה/יציאה
3. ראו סך שעות עבודה ליום
4. בדקו סיכומים חודשיים

הבנת הרשומות שלכם

כל רשומת נוכחות מציגה:

• תאריך - התאריך ביומן
• שעת דיווח כניסה - מתי הגעתם
• שעת דיווח יציאה - מתי עזבתם
• סך שעות - שעות עבודה (בניכוי הפסקות)
• סטטוס - נוכח, מאחר, בחופשה וכו'

הגשת בקשות חופשה

צריכים לקחת חופש? הגישו בקשות חופשה ישירות דרך האפליקציה:

כיצד לבקש חופשה

1. נווטו למדור החופשות באפליקציה
2. לחצו על "בקשה חדשה"
3. בחרו את סוג החופשה (חופשה שנתית, מחלה, יום אישי וכו')
4. בחרו תאריכי התחלה וסיום
5. הוסיפו סיבה (אופציונלי, בהתאם למדיניות החברה)
6. צרפו מסמכים אם נדרש (אישורים רפואיים וכו')
7. שלחו את הבקשה

מעקב אחר סטטוס הבקשה

לאחר ההגשה, תוכלו לעקוב אחר סטטוס הבקשה:

• ממתינה - ממתינה לבדיקת המנהל
• אושרה - החופשה שלכם אושרה
• נדחתה - הבקשה נדחתה (בדקו את ההערות לסיבה)

תקבלו התראות Push כשסטטוס החופשה שלכם משתנה.

בדיקת יתרת החופשה

האפליקציה מציגה את יתרת החופשה הזמינה שלכם לכל סוג חופשה, כך שתמיד תדעו כמה ימים נותרו לכם לפני הגשת בקשה.

פתרון בעיות נפוצות

שגיאת "המיקום לא זוהה"

אם האפליקציה לא מצליחה לזהות את המיקום שלכם:

• וודאו ש-GPS/שירותי מיקום מופעלים בהגדרות הטלפון
• תנו ל-Clokio הרשאה לגשת למיקום שלכם
• צאו החוצה אם אתם בבניין עם אות GPS חלש
• המתינו מספר שניות ל-GPS לזהות את המיקום שלכם
• ב-Android, הפעילו מצב מיקום "דיוק גבוה"

אזהרת "מחוץ לגדר הגיאוגרפית"

אם אתם בעבודה אבל האפליקציה אומרת שאתם מחוץ לאזור המאושר:

• התקרבו למרכז מקום העבודה שלכם
• המתינו ל-GPS להתעדכן (המיקום יכול לסטות בתוך מבנים)
• נסו לצאת החוצה לרגע לקבלת אות GPS טוב יותר
• פנו למנהל שלכם אם הבעיה נמשכת

כשל באימות ביומטרי

אם זיהוי הפנים לא עובד:

• וודאו תאורה טובה על הפנים
• הסירו משקפי שמש, כובעים או מסכות המכסות את הפנים
• החזיקו את הטלפון בגובה העיניים, במרחק זרוע בערך
• נקו את עדשת המצלמה
• רשמו מחדש את הפנים בהגדרות האפליקציה אם הבעיות ממשיכות

שכחתם לדווח יציאה

אם שכחתם לדווח יציאה אתמול:

• פנו למנהל או למחלקת משאבי אנוש מיד
• הם יכולים לראות זאת כחריגה בלוח הבקרה של המנהל
• המנהל שלכם יכול לשלוח לכם קישור בדוא"ל לדיווח יציאה רטרואקטיבי
• המערכת מסמנת אוטומטית דיווחי יציאה חסרים לבדיקה

שיטות עבודה מומלצות לשימוש ב-Clokio

1. השאירו התראות מופעלות

התראות Push שומרות אתכם מעודכנים לגבי עדכוני בקשות חופשה, תזכורות לדיווח יציאה והודעות חשובות מהמעסיק שלכם.

2. השאירו GPS מופעל

שירותי מיקום משמשים רק במהלך אירועי דיווח כניסה ויציאה. Clokio לא עוקבת אחר המיקום שלכם לאורך היום. השארת GPS מופעל מבטיחה חוויית דיווח כניסה חלקה.

3. עדכנו את האפליקציה באופן קבוע

עדכוני אפליקציה כוללים תיקוני באגים, שיפורי ביצועים ותכונות חדשות. הפעילו עדכונים אוטומטיים או בדקו עדכונים מעת לעת.

4. דווחו כניסה/יציאה באופן עקבי

הפכו את דיווח הכניסה להרגל מיד עם ההגעה ואת דיווח היציאה לפני העזיבה. שימוש עקבי מבטיח רשומות נוכחות מדויקות ומונע חריגות.

5. בדקו את ההיסטוריה שלכם מדי שבוע

הקדישו רגע בכל שבוע לבדיקת היסטוריית הנוכחות שלכם. אם תבחינו באי-התאמות, דווחו עליהן למנהל שלכם בהקדם.

פרטיות ואבטחה

Clokio מתייחסת ברצינות לפרטיות שלכם:

• נתוני מיקום נאספים רק במהלך אירועי דיווח כניסה/יציאה
• נתונים ביומטריים מאוחסנים בצורה מאובטחת ומוצפנת
• תוכלו לבקש עותק של הנתונים שלכם בכל עת (עומד בתקנות GDPR)
• המעסיק שלכם רואה רק רשומות נוכחות, לא מעקב רציף

צריכים עזרה?

אם אתם חווים בעיות עם אפליקציית Clokio, פנו תחילה למחלקת משאבי אנוש או למנהל שלכם. לתמיכה טכנית, המעסיק שלכם יכול לפנות לצוות התמיכה שלנו בכתובת support@matat.co.il.

מוכנים להתחיל לעקוב אחר הנוכחות שלכם? הורידו את אפליקציית Clokio עוד היום וחוו ניהול זמן ללא מאמץ!